Tipy týkajúce sa zodpovednosti za riadenie projektu
Obsah
- Zodpovednosť za riešenie na stretnutí Kickoff
- Zvýraznite prepojenie úloh
- Získajte verejné záväzky týkajúce sa akčných položiek
- Verejne sledovať činnosti
- Konfrontovať zlý výkon
- Eskalujte problémy s výkonom, keď je to potrebné
Zodpovednosť, ktorá je rozhodujúca pre úspech každého projektu, neznamená, že projektový manažér musí opatrovateľky, mikromanažéry alebo prehliadať ľudí, aby veci urobili. Takáto taktika často spôsobuje konflikty a nepriateľstvo voči projektovému manažérovi. Lepší prístup, ktorý môže projektový manažér zaujať, nie je jediný človek, ktorý má na starosti ľudí zodpovedných, ale aj zmocnenie celého tímu k zodpovednosti za projekt. Tu je šesť spôsobov, ako zabudovať zodpovednosť do projektu:
Zodpovednosť za riešenie na stretnutí Kickoff
Stretnutie projektu je čas na to, aby sa projektový tím nadchol projektom a stanovil očakávania, ako bude projekt prebiehať. Stanovenie zodpovednosti vopred ako základného princípu projektu je rozhodujúce.
Na úvodnom stretnutí sponzor projektu a projektový manažér objasnia svoje očakávania. Sponzor projektu poznamenáva, ako bude zodpovedať manažéra projektu a ako bude zodpovedný za projektového manažéra.
Zodpovednosť sa nekončí. Na základe týchto bodov projektový manažér informuje členov tímu o tom, že od nich očakávajú, že ich budú zodpovedať aj za projektového manažéra. Projektový manažér tiež poznamenáva, ako očakávajú od členov tímu, že sa budú navzájom zodpovedať. Vzájomné volanie sa odporúča, pokiaľ si všetci členovia tímu zachovávajú profesionalitu a úctu k ostatným.
Tieto vyhlásenia vytvárajú jasný systém zodpovednosti. Projektový manažér je v konečnom dôsledku zodpovedný za úspech projektu, ale za jeho úspech očakáva, že každý bude zodpovedný a bude sa navzájom zodpovedať.
Zvýraznite prepojenie úloh
Projekty takmer vždy zahŕňajú vzájomne závislé úlohy. Aby bol projekt úspešný, je potrebné postupovať postupne. Keďže projektový manažér stanovuje tímu podrobnosti projektu, mal by byť projektový manažér zameraný na zdôraznenie toho, ako sa tieto úlohy prelínajú.
Niekedy sa úlohy spúšťajú súčasne. Môže sa to stať nevyhnutnosťou alebo v záujme efektívnosti. Po dokončení úloh sa ich pracovné produkty použijú v následnej úlohe. Štruktúra zodpovednosti funguje ako v príklade vyššie. Tí, ktorí pracujú na následnej úlohe, považujú za tých, ktorí pracujú na predchádzajúcich úlohách, zodpovednosť.
Vedúci projektu, ktorý ukazuje členom tímu, ako sa úlohy navzájom týkajú a ako každý člen tímu musí urobiť dobrú prácu v prospech ostatných členov tímu, projektový manažér motivuje členov tímu, aby sa držali jeden za druhého.
Ak jeden člen tímu nemôže začať úlohu, kým iný člen tímu nedokončí svoju úlohu, má nezaopatrený člen tímu záujem na úspechu druhého člena tímu a tento člen tímu bude zodpovedný za včasný a kvalitný výkon.
Získajte verejné záväzky týkajúce sa akčných položiek
Jedným z dôvodov, prečo vedúci projektov organizujú stretnutia tímov, je určiť ďalšie kroky na základe pokroku projektu. Pokiaľ je to možné, mali by sa veci postupovať podľa plánu, ale keď sa objavia neočakávané problémy, je potrebné ich riešiť.
Bez ohľadu na to, kto súhlasí s riešením problému, člen tímu, ktorý úlohu prevezme, by mal projektový manažér zdokumentovať, čo treba urobiť a do kedy by mal byť dokončený.
Akčná položka by sa potom mala zahrnúť do poznámok o stretnutí alebo do denníka položiek akcií. Rôzne filozofie riadenia projektov to robia inak. Kľúčom je zapísať položky akcie pre budúce použitie.
Verejne sledovať činnosti
Ak sa členovia tímu zaviažu, celý tím sa musí môcť spoľahnúť na dokončenie úlohy. Zaznamenanie týchto záväzkov je vynikajúce, ale úlohy je potrebné dokončiť.
Po pridelení úloh by mal projektový manažér nadviazať na to, aby členovia tímu dodržiavali svoje slovo. Najlepšia časť zdieľania zodpovednosti je, že projektoví manažéri nemusia byť zlí.
Keď manažér projektu vytvoril atmosféru zodpovednosti, nie je potrebné, aby vedúci projektu obťažoval niekoho, kto sa ním nedrží. Skupinová dynamika sa postará o túto situáciu. Tlak rovesníkov môže pracovať pozitívne. Projektový manažér potrebuje iba upozorniť na akčný bod a nechať hovoriť zodpovednej osobe.
Z času na čas môže byť potrebné, aby vedúci projektu položil skúšobné otázky o tom, prečo nebol splnený záväzok, ale zvyčajne bude zodpovedná osoba prichádzať o chybách, chybných výpočtoch alebo prekážkach a prijme nový záväzok dokončiť pôvodnú akciu a možno odčiniť akýkoľvek pokles výkonu.
Konfrontovať zlý výkon
Zlý výkon člena projektového tímu je problém, ktorý musia manažéri projektu zvládnuť rýchlo a diplomaticky. Ak ostatní členovia projektového tímu budú tolerovať zlý výkon, ich motivácia sa zníži a ich výkon sa pravdepodobne zníži.
Projektoví manažéri však nemôžu bzučať, čím znižujú počet slabých interpretov, keď nespĺňajú očakávania. Je to vyrovnávací akt medzi rýchlym zaobchádzaním a ľudským zaobchádzaním.
Zlý výkon sám osebe nezmizne. Nemožno pripustiť, ale projektoví manažéri si musia dovoliť zlým účinkujúcim čas na to, aby si svoje správanie napravili hneď, ako budú upozornení.
Eskalujte problémy s výkonom, keď je to potrebné
Ak riešenie slabého výkonu jeden na druhého nefunguje, musí projektový manažér eskalovať problém supervízorovi člena tímu. Ak sa to nepodarí, môže byť potrebné zasiahnuť sponzor projektu.
Pred postúpením problému sponzorovi projektu by mal manažér projektu vyčerpať všetky ostatné možnosti. V prípade nízkej výkonnosti by mal byť projektový manažér so sponzorom projektu špecifický a mal by vydávať odporúčania na vyriešenie problému.
Ak chce projektový manažér napríklad radiť členovi tímu prostredníctvom druhého riadkového manažéra, mal by to povedať projektový manažér. Ak chce projektový manažér vymeniť člena tímu, mal by takúto žiadosť podať. Projektový manažér by mal poskytnúť možnosti a zdôrazniť výhody a nevýhody každej možnosti.
