Ako vypracovať plán outsourcingu
Obsah
Mnoho diskusií o outsourcingu v médiách spôsobuje, že sa zdá komplexné, ale je to celkom jednoduché. Dokonca aj v našich domácnostiach „zadávame externe“ veľa úloh: Varenie, údržba našich trávnikov a starostlivosť o deti. Ak nemáme čas, zameranie alebo zručnosti na prácu sami, hľadáme niekoho, kto môže, a niekoho, kto bude robiť prácu za cenu, ktorú si môžeme dovoliť zaplatiť. Spoločnosti pracujú rovnako, aj keď ich rozhodnutia môžu zahŕňať viac faktorov a tvorcov rozhodnutí.
Proces vývoja
Ale rovnako ako rodiny prijímajú rôzne rozhodnutia, spoločnosti môžu prísť s prekvapujúco odlišnými rozhodnutiami o outsourcingu. Neexistuje žiadna šablóna, ktorá by fungovala pre všetky firmy, ale existuje proces, ktorý musia všetky firmy zvážiť:
realizácie
V minulosti mnohé podniky nemuseli vedieť, čo je to outsourcing. Dnes vedia o outsourcingu, ale nemusia si uvedomiť, koľko outsourcingových programov (a podobných outsourcingových programov) už používajú: Kopírovacie centrá, poštové strediská, správa zariadení, IT a dokonca aj časti právneho oddelenia spoločnosti. Outsourcing nemusí vyriešiť každý problém, ale poznatky o predchádzajúcej generácii zmlúv identifikujú nové projekty a poskytnú cenné informácie.
Stanovenie cieľov
Ak chcete byť úspešní pri vytváraní programu outsourcingu, musíte definovať konkrétne ciele, napríklad znížiť celkové podnikové náklady o päť percent, zamerať sa na efektívnosť na jednom mieste alebo sa len pozrieť na funkcie vykonávané v jednej obchodnej jednotke. Ciele nepotrebujú ohromné podrobnosti. Ako sa vaše skúsenosti s outsourcingom zvyšujú, definície sa zmenia.
účasť
Potrebujete účastníkov z mnohých oblastí odbornosti, aby ste poskytli vstup do plánu, overili predpoklady a poskytli odborný úsudok. Keď prejdete z všeobecného plánu na konkrétne projekty, zopakujete tento proces a vytvoríte podskupiny s ešte konkrétnejšími znalosťami.
identifikácia
Teraz, keď máte ciele a expertov na identifikáciu a interpretáciu informácií, je čas identifikovať konkrétne projekty pre váš outsourcingový program. Každá firma vyvíja iné kritériá a je poháňaná kultúrou, ako aj finančnou alebo operačnou analýzou, ale mali by ste sa na ňu pozrieť:
- Predchádzajúce rozhodnutia: Vaša firma pravdepodobne prijala skoršie rozhodnutia o používaní iných ako zamestnancov, napríklad dočasných pracovníkov alebo zmlúv o poskytovaní služieb. Podrobnosti získate v spolupráci s obstarávaním a vašou PMO (kancelária pre riadenie projektov). Pozrite sa, ako riešili problémy uvedené v tomto zozname, a zozbierajte získané skúsenosti.
- odbornosť: Vykonávate funkcie alebo vyrábate produkty bez dostatočnej odbornosti alebo máte problémy so zachovaním manažérov? Má súčasné vedenie plán na riešenie týchto problémov? Ak nie, mohol by to byť dobrý projekt outsourcingu.
- kvalita: Aj keď funkcia obsahuje ľudí so správnymi schopnosťami a skúsenými manažérmi, nemusíte dostať potrebnú úroveň služieb. Vykonáva manažér prieskumy zákazníkov? Čo hovoria zákazníci o produktoch alebo službách? Ďalším príznakom outsourcingu je medzera v kvalite alebo nezáujem o zákaznícke služby.
- náklady: Výnimočne kvalitná služba nemusí byť nevyhnutne dobrá hodnota. Ako sa porovnávajú vaše náklady s konkurenciou? Vytvára táto funkcia mesačné správy: jednotkové náklady, prevádzkové náklady, viacročné vývojové trendy? Ak táto funkcia nemôže vytvoriť tieto správy, externe zadaná služba vám môže poskytnúť väčšiu transparentnosť vo vašich operáciách.
- mierka: Keď preskúmate celú svoju firmu, urobíte veľa neočakávaných objavov. Sústreď sa! Jeden veľký projekt je lepším kandidátom na outsourcing ako niekoľko menších projektov. Tento veľký projekt si bude vyžadovať oveľa menej administratívnych a riadiacich zdrojov. Udržujte komplexný zoznam, ale vyberte iba kandidátov, ktorí majú veľký vplyv na vašu prvú vlnu projektov.
- bezpečnosť: Teraz máte dobrú predstavu o potenciálnych projektoch. Je čas ich filtrovať podľa bezpečnostných štandardov. Bezpečnosť je komplexný a kontroverzný predmet. Rôzne normy platia pre rôzne priemyselné odvetvia a niektoré firmy si uvedomujú väčšiu bezpečnosť ako ich konkurenti. Pochopiť interné a priemyselné štandardy a podľa toho obmedziť projekty outsourcingu. Zahrňte do svojich diskusií právne oddelenie, oddelenie IT, zabezpečenie spoločnosti, dodržiavanie predpisov (ak sa uplatňuje) a všetky „rizikové“ oddelenia.
- Stanovenie priorít: Každá vyššie uvedená položka (a možno aj ďalšie charakteristiky) musí byť ohodnotená a potom by mal byť každému projektu pridelená celková „hodnota outsourcingu“. Nepochybne bude veľa diskusií o tom, ktoré charakteristiky sú najdôležitejšie, ak sú ich skóre presné a či by sa mali zohľadniť aj ďalšie charakteristiky. Nebuďte prekvapení, ak tento proces trvá mesiace alebo dokonca roky.
- komunikácie: V čase, keď ste uprednostnili potenciálne projekty, ste usporiadali veľa stretnutí a rozprávali ste sa s mnohými ľuďmi. Očakávajte, že tieto diskusie budú verejnými informáciami v oddeleniach, na ktoré ste sa zamerali na outsourcing. Vždy predpokladajte, že tieto diskusie sa dostanú k vašej zamestnaneckej populácii, často v reálnom čase. Starostlivo premyslená firemná komunikácia musí byť pripravená a pripravená. Nikdy nenechajte zvesti stať sa lepším zdrojom informácií ako faktov.
vykonávajúci
Na konci tohto procesu budete mať počiatočný plán outsourcingu. Pri realizácii tohto plánu existuje mnoho ďalších krokov: Potvrdenie údajov, vytvorenie podvýborov pre konkrétne projekty, identifikácia dodávateľov, spustenie pilotov, zadávanie zákaziek atď. Vytvorenie plánu vám však poskytne prvé a najdôležitejšie kroky.
