Ako formátovať profesionálnu e-mailovú správu

Obsah

• Predmet správy
• pozdravenie
• Telo správy
• Naformátujte svoju e-mailovú správu
• Zahrnúť e-mailový podpis
• Nezabudnite na prílohy
• Šablóna e-mailovej správy
• Šablóna e-mailovej správy
• Príklad profesionálnej e-mailovej správy (iba text)

Keď posielate dopyt o prácu alebo hľadáte prácu, je dôležité, aby ste svoj e-mail naformátovali tak profesionálne, ako by ste zadali akýkoľvek iný obchodný list. Koniec koncov, každý - vrátane náborových pracovníkov a manažérov prijímania - dostáva veľa e-mailov. Uistite sa, že vaše e-maily vynikajú kvôli obsahu, a nie kvôli nedbalým chybám, zlému formátovaniu alebo príliš príležitostnému jazyku.

Vo svojich e-mailoch použite čitateľné písmo s veľkosťou 10 alebo 12 bodov. Odosielajte e-maily súvisiace s hľadaním zamestnania z profesionálnej e-mailovej adresy - v ideálnom prípade by vaša e-mailová adresa mala obsahovať iba kombináciu krstného mena a priezviska alebo krstného mena a priezviska. Pri odosielaní korešpondencie pri hľadaní zamestnania a formátu e-mailovej správy, ktorú by ste mali použiť pri odosielaní e-mailových správ týkajúcich sa zamestnania, je potrebné uviesť tieto informácie.

Predmet správy

Nezabudnite do svojho e-mailu zahrnúť predmet správy.

Ak jednu zabudnete, vaša správa sa pravdepodobne ani nezačne otvárať. Pomocou predmetu zhrňte, prečo posielate e-maily. Niekoľko príkladov silných predmetov:

• Žiadosť o marketingový spolupracovník - Jane Smith
• Informačná žiadosť o rozhovor
• Ďakujeme - rozhovor s marketingovým spolupracovníkom
• Uvádzané v [Meno osoby] pre [Informačný rozhovor, Diskutovať o XYZ atď.]

pozdravenie

Ak máte kontaktnú osobu, pošlite svoj e-mail na adresu Vážený pán / pani. Priezvisko. Ak je to možné, zistite meno manažéra prijímania. Tieto informácie sú niekedy uvedené v zozname úloh. Ak to tak nie je, použite kontaktnú osobu na určovanie kontaktných osôb pomocou stránok ako LinkedIn alebo si prečítajte informácie na webových stránkach spoločnosti.

Ak existuje kontaktné číslo, môžete tiež zavolať na recepciu spoločnosti a zistiť, či recepčná môže poskytnúť informácie.

Skontrolujte tiež svoju vlastnú sieť: Poznáte niekoho, kto pracuje v spoločnosti a je schopný zdieľať ďalšie informácie?

Ak nemáte meno kontaktnej osoby, jednoducho pošlite svoj e-mail na adresu Dear Hiring Manager. Ďalšou možnosťou je nezahrnúť pozdrav a jednoducho začať prvým odsekom vašej správy.

Telo správy

Skopírujte a prilepte krycí list do e-mailovej správy alebo napíšte krycí list do tela e-mailovej správy. Ak sa v príspevku vyžaduje, aby ste svoj životopis poslali ako prílohu, odošli ho vo formáte PDF alebo Word. Keď sa pýtate na dostupné pozície alebo vytváranie sietí, jasne uveďte, prečo píšete, a účel vašej e-mailovej správy.

Naformátujte svoju e-mailovú správu

Vaša e-mailová správa by mala byť naformátovaná ako typické obchodné písmeno s medzerami medzi odsekmi a bez preklepov alebo gramatických chýb. Nezamieňajte si dĺžku s kvalitou - nechajte svoj e-mail krátky a k veci. Vyhnite sa príliš komplikovaným alebo dlhým vetám. Uľahčite príjemcom e-mailu rýchle prehľadanie e-mailov a vedieť, prečo posielate e-maily.

Korektúry, rovnako ako akékoľvek iné korešpondencie. Ak sa skutočne obávate preklepov, zvážte vytlačenie konceptu e-mailu. Často je ľahšie zachytiť preklepy a gramatické chyby na papieri ako pri kontrole na obrazovke. Skontrolujte šablónu e-mailovej správy a vzorovú e-mailovú správu nižšie a zistite, ako by mala vyzerať vaša správa.

Zahrnúť e-mailový podpis

Je dôležité vytvoriť e-mailový podpis a priložiť ho k každej odoslanej správe. Do svojho e-mailového podpisu uveďte svoje celé meno, svoju e-mailovú adresu a vaše telefónne číslo, aby manažér zamestnania na prvý pohľad videl, ako vás kontaktovať. Môžete tiež zahrnúť odkaz na svoju profilovú stránku alebo webovú stránku LinkedIn, aby náboroví manažéri a manažéri prijímania do zamestnania mohli ľahko nájsť ďalšie informácie o vás.

Nezabudnite na prílohy

Posielanie e-mailu s hľadaním práce často vyžaduje priloženie súborov, životopis, portfólio alebo inú ukážkovú prácu. Pred stlačením tlačidla „odoslať“ nezabudnite skontrolovať, či ste pripojili všetky súbory uvedené vo svojom e-maile.

Šablóna e-mailovej správy

Nasledujúca šablóna e-mailových správ obsahuje informácie, ktoré musíte zahrnúť do e-mailových správ, ktoré odošlete pri hľadaní úlohy. Použite šablónu ako vodítko na vytvorenie prispôsobených e-mailových správ, ktoré sa majú odosielať zamestnávateľom a pripojeniam.

Šablóna e-mailovej správy

Téma e-mailovej správy: Pozícia vedúceho obchodu - vaše meno

oslovenie:

Vážený pán / pani. Priezvisko alebo Vážený manažér zamestnania:

Prvý odsek:

Prvý odsek Vášho listu by mal obsahovať informácie o tom, prečo píšete. Buďte jasní a priami - ak sa uchádzate o prácu, uveďte jej názov. Ak chcete informačný rozhovor, uveďte to vo svojich úvodných vetách.

Prostredný odsek:

V ďalšej časti vašej e-mailovej správy by sa mal opísať, čo musíte zamestnávateľovi ponúknuť, alebo ak píšete so žiadosťou o pomoc, aký druh pomoci hľadáte.

Záverečný odsek:

Uzavrite sprievodný list poďakovaním zamestnávateľovi za to, že vás zvážil za pozíciu alebo vaše spojenie, ktoré vám pomôže pri hľadaní zamestnania.

Podpis e-mailu:

Meno Priezvisko

Emailová adresa

telefón

Profil LinkedIn (voliteľné)



Príklad profesionálnej e-mailovej správy (iba text)

predmet: Prídavné vyhľadávanie pozície fakulty - vaše meno

Vážený pán / pani / dr. Priezvisko,

Píšem dnes, aby som sa opýtal na možnosť uchádzať sa o pozíciu asistenta učiteľa na vašej univerzite. Toto leto sa presťahujem do vašej oblasti. Vaše meno mi dal Dr. Nelson, ktorý bol jedným z mojich profesorov na University of Northern Realms.

Mám magisterský titul v odbore domorodé štúdium na University of Northern Realms a počas jeho štúdia som pomáhal s niekoľkými triedami.

Okrem toho mám záujem dozvedieť sa viac o vašom doktoráte. program v Severoamerickej histórii. Možno naplánujeme stretnutie, aby som sa mohol dozvedieť viac o programe.

Pripojil som svoj životopis pre vaše prezretie. Ďakujem za váš čas a dúfam, že sa čoskoro ozvem.

Meno Priezvisko
Emailová adresa
telefón
Profil LinkedIn (voliteľné)