Ako zorganizovať úspešnú mediálnu udalosť

Obsah

• Začnite tlačovou správou
• Sledujte telefónne hovory
• Plánujte čas svojej udalosti opatrne
• Neskúšajte a nerobte všetko
• Uľahčenie vstupu (a odchodu)
• Zvážte vizuálne efekty
• Nezabudnite na tlačovú súpravu
• Skontrolujte, či je váš mediálny kontakt k dispozícii
• Používajte zamestnancov so skúsenosťami
• Pripravte si svoje vyhlásenie vopred
• Čo keď sa Reportér nezobrazí?

Jeden z najjednoduchších spôsobov, ako môže vaša spoločnosť získať bezplatnú mediálnu expozíciu - často známa ako „zarobené médiá“ - je prostredníctvom mediálnych udalostí. Či už ste v kontakte s niekoľkými sponzormi s cieľom pomôcť tým, ktorí majú to šťastie, alebo usporiadate tlačovú konferenciu, aby ste oznámili vydanie produktu, je potrebné zorganizovať úspešnú mediálnu udalosť pomocou určitých krokov.

Začnite tlačovou správou

Zaslanie vašej tlačovej správy pomôže médiám rozhodnúť, či je váš príbeh hodný dostatočného pokrytia. Preto pomáha udržiavať tlačovú správu jednoduchú a nikdy nepoužiť humbuk. Stanice a noviny hľadajú správy; nehľadajú predajnú sféru.

Máte okno na odoslanie vašej tlačovej správy. Nechcete ho posielať príliš skoro a potom sa zabudne alebo pochová, a nechcete ho posielať príliš neskoro, keď už mohli byť priradené iné príbehy a jednoducho sa nehodia pre vašu udalosť v Všeobecne platí, že dva až tri dni pred vašou udalosťou je dostatočne pokročilé oznámenie, aby sa umožnilo tlačovému času naplánovať reportérov.

Tiež by ste chceli mať istotu, že do svojej tlačovej správy uvediete pokyny a všetky špeciálne pokyny. Ak je sídlo vašej spoločnosti na jednom mieste, ale vaša udalosť je vo vašom závode vzdialenom 30 kilometrov, musíte to vo svojom prepustení objasniť.

Sledujte telefónne hovory

Po odoslaní tlačovej správy môžete zavolať redaktorom v novinách alebo producentom televíznych staníc a overiť, či ich dostali. To je všetko, čo musíte požiadať.

Často im otvorí rozhovor, aby vám povedali, či si myslia, že budú môcť prísť alebo nie. Ale aj keď to tak nie je, nechcete sa pýtať, či prichádzajú. Budú tam, ak budú, ale nebudú robiť žiadne sľuby.

Majte na pamäti, že lámanie správ alebo ťažké spravodajské dni môžu brániť tomu, aby prišli na poslednú chvíľu. Nechcete, aby ste ich otrávili, aby zistili, či prichádzajú, a to ani v deň udalosti, keď tam stojíte a čakáte, až sa objavia novinári.

Tiež by ste chceli sledovať čas, kedy telefonujete. Volanie o 10 minút pred 17:00 hod. sa môže zdať ako koniec dňa pre vás, ale pre producenta je to desať minút až do nočného spravodajstva. Najvýhodnejšie časy na volanie sú zvyčajne okolo 10:00 a 14:00 a 14:30.

Plánujte čas svojej udalosti opatrne

Každý pracuje na termínoch. Noviny stanovili časy, keď položili nasledujúci deň do postele. To znamená, že ak prídu na vašu udalosť o 17:00, vo štvrtok sa pokrytie môže prejaviť až v sobotu.

Televízne stanice majú spravidla ráno, poludnie, 5:00, 6:00, 10:00 a / alebo 11:00. spravodajstvo počas týždňa, v závislosti od vášho televízneho trhu. Ak sa vaša mediálna udalosť začína o 16:00, začína sa vám venovať pokrytie. môže byť veľmi zložité. Nebudú len naskočiť do svojho spravodajského automobilu a budú jazdiť ako blázni, aby si vašu pásku dali do vzduchu do 5:00. Musí existovať skript, ktorý musí byť napísaný a páska, ktorá musí byť upravená.

Naplánujte si čas vašej udalosti tak, aby bol nielen vhodný pre novinárov, ale tiež zvýšil vaše šance na okamžité vystavenie.

Neskúšajte a nerobte všetko

Aké lákavé je stať sa režisérom, nehovorte reportérovi, fotografom alebo videografom, aké zábery chcete získať. Chcete s nimi nadviazať určitý vzťah a nadviazať vzťah s novinami alebo televíznymi stanicami. Nebudete vyhrávať žiadnych priateľov tým, že im poviete, ako majú robiť svoju prácu.

Uľahčenie vstupu (a odchodu)

Ak organizujete túto udalosť v závode s rozlohou 50 000 štvorcových stôp a oblasť, v ktorej povolujete médiá, je v zadnej časti budovy, poskytnite im čo najjednoduchší prístup. Nenechajte ich zaparkovať v prednej časti budovy a potom ich vybavenie ťahajte až dozadu, ak mu môžete pomôcť. Ak existuje spôsob, ako jazdiť dozadu, informujte médiá o smeroch jazdy vo vašej tlačovej správe a jasne označte cestu, keď dorazia.

Tiež by ste chceli zvážiť, ktorá oblasť vášho zariadenia je prísne zakázaná. Napríklad, ak sa nemôžete vyhnúť dlhej prechádzke, naozaj chcete, aby médiá prešli celou vašou budovou pomocou kamier? To neznamená, že začnú strieľať, čo chcú. Mnohé spoločnosti však majú prísne pravidlá týkajúce sa toho, kam môžu kamery a osoby, ktoré nie sú zamestnancami, ísť z vlastných dôvodov.

Zvážte vizuálne efekty

Starostlivo premýšľajte o svojich vizuáloch. Poskytnite médiám čo najviac praktických skúseností. Hovoriť o produkte pol hodiny a potom odkazovať na obrázok v brožúre je niečo, čo médiá nemusia ani predviesť. Nezabudnite, že odovzdávajú vizuály vašim potenciálnym zákazníkom - ich divákom alebo čitateľom -, takže je dôležité mať na pamäti vaše publikum, aby ste mohli získať požadované pokrytie.

Nezabudnite na tlačovú súpravu

Zahrňte informácie o svojej udalosti a rozdajte ich médiám. Táto informácia im pomôže napísať príbeh, ale tiež vám pomôže získať väčšiu kontrolu nad správami, pretože im dodávate dôležité informácie.

Skontrolujte, či je váš mediálny kontakt k dispozícii

Nezabudnite sprístupniť svoj mediálny kontakt pre otázky. Ak má reportér ďalšie otázky, musí byť schopný rýchlo zachytiť váš mediálny kontakt. Nezabudnite do tlačovej súpravy zahrnúť telefónne číslo mediálneho kontaktu a všetky ďalšie kontaktné informácie.

Používajte zamestnancov so skúsenosťami

Hovorcovia vašej udalosti nemusíte obmedzovať len na svoj kontakt s médiami. Ak zamestnanec môže dať lepšiu zvukovú nahrávku, pretože mal viac skúseností s vývojom a prácou s určitým výrobkom, sprístupnite ich na všetky otázky.

Pripravte si svoje vyhlásenie vopred

Ak máte v pláne hovoriť s kamerou alebo s novinárom, premýšľajte o tom, čo chcete povedať v predstihu. Môže vám pomôcť mať priateľa, ktorý nie je oboznámený s vašou firmou, prečítať si vašu tlačovú súpravu a položiť otázky, ktoré majú. Z týchto otázok, ako aj z vašich vlastných brainstormingov, vydajte zoznam odpovedí. Nechcete, aby zneli nacvičovaní, ale nechcete, aby zneli nepripravení alebo veľa povedzte „Umm ...“.

Chcete tiež zvážiť rôzne typy médií. Noviny majú iné potreby ako televízia a naopak. Novinár vám môže položiť otázky, ktoré sú výrazne odlišné od televízneho reportéra. Každé médium má rôzne spôsoby prezentácie vašej správy, takže bude potrebovať typ, ktorý najviac vyhovuje ich publiku.

Čo keď sa Reportér nezobrazí?

Stanica alebo noviny môžu veľmi dobre poslať fotografa alebo filmára namiesto reportéra. To neznamená, že pre nich váš príbeh nie je dôležitý. Neboli by tam, keby neplánovali poskytnúť vaše pokrytie príbehu, takže s kýmkoľvek, kto sa prejaví, sa správajte dobre.

Ak si filmár zariaďuje svoj výstroj, neodovzdajte im tlačovú súpravu hneď potom. Ponúkol ich nosiť, kým sa im nepodarí získať zábery, ktoré potrebujú. Zaobchádzanie s nimi ako s občanom druhej triedy sa vráti naspäť na stanicu a môže vám ublížiť v budúcnosti.