Ako odpovedať na otázky vnútorného auditu
Obsah
- Zamestnanci sa stretnú s internými auditmi
- Odpoveď čestne
- Predpokladajme, že nevedia nič o vašej oblasti expertízy
- Pripojte bodky pre nich
Interní audítori sa zaoberajú činnosťami a povinnosťami všetkých zamestnancov a oddelení v spoločnosti, aby našli spôsoby, ako zlepšiť fungovanie organizácie ako celku. Na prvý pohľad to znie, akoby sa vkladali tam, kam nepatria, ale v skutočnosti zohrávajú rozhodujúcu úlohu pri ochrane a zdokonaľovaní svojich organizácií.
Zamestnanci sa stretnú s internými auditmi
Väčšina súkromných a verejných korporácií vykonáva pravidelné interné audity, aby zabezpečila, že sú na dobrej ceste k plneniu cieľov a úloh spoločnosti. Vláda tiež dokončí pravidelné interné audity. A ako prechádzate svojou profesionálnou kariérou, existuje veľká šanca, že budete musieť odpovedať na otázky, ktoré predstavujú interní audítori.
Vo veľkej väčšine prípadov audítori iba zhromažďujú informácie. Napríklad sa môžu snažiť pochopiť, ako funguje vaša časť organizácie.
Keď s vami hovorí interný audítor, nemusíte sa napínať. Interní audítori sú profesionáli, ktorí sa snažia robiť len dennú prácu. Je pravda, že ich práca môže vás i ostatných znepokojovať. Poukazujú na nedostatky v systémoch a odporúčajú nápravné opatrenia.
Nakoniec však zlepšujú fungovanie svojich organizácií a vaše odpovede na ich otázky sú pre dosiahnutie tohto cieľa kritické. Tu sú tri tipy, ako reagovať na interných audítorov, keď klopú na vaše dvere.
Odpoveď čestne
Interní audítori vedia, kedy niečo nie je celkom na sčítaní. Nedávajte im dôvod pochybovať o svojej dôveryhodnosti tým, že sú čokoľvek menej než úplne úprimní.
Ak nepoznáte odpoveď na otázku, neskúšajte sa ňou prehrabávať. Keď nájdu skutočnú odpoveď, skončíte a budete vyzerať hlúpo. Lepšou voľbou je jednoducho povedať, že nepoznáte odpoveď. Ak je to niečo, čo pre nich môžete skúmať, ponúknite to. Môžu vás vziať na ponuku, alebo už môžu mať nejaké nápady, ako získať odpoveď.
Ak si myslíte, že sa vám interným audítorom nepáči vaša odpoveď, nevyhýbajte sa odpovedi. Chcú pochopiť veci, ktoré v skutočnosti existujú, takže aj keď vaša odpoveď nie je to, čo uľahčí ich prácu alebo čo očakáva, že počuje, musí poznať pravdu.
Predpokladajme, že nevedia nič o vašej oblasti expertízy
Interní audítori sú zvyčajne ostrí ľudia, ale nemôžu byť odborníkmi na všetko. Niektorí sa zameriavajú na svoje odborné školenie a prácu na konkrétnych aspektoch vnútorného auditu, ako sú informačné systémy alebo financie, ale nepredpokladajú, že poznajú vašu odbornosť.
Znie to ako dané, ale pri popisovaní procesov je ľahké prejsť na používanie žargónu alebo krokov preskočenia. To, čo pre vás je bezohľadné, pravdepodobne nie je interný audítor, ktorý sa snaží porozumieť vašim obchodným procesom. Zamyslite sa nad každou akciou, ktorú podniknete. Niečo, čo sa vám môže zdať ako jeden krok, by mohlo byť niekoľko krokov, ktoré ste si vo svojej mysli v priebehu rokov opakovania spájali.
Aj keď sa konverzácia zdá byť únavná a príliš jednoduchá, nezabudnite, že interní audítori sa snažia rozdeliť procesy na najmenšie aktivity. Iba potom môžu zistiť, kde sa procesy môžu zhoršiť.
Pripojte bodky pre nich
Interní audítori nielenže dekonštruujú procesy na svoje najmenšie kúsky, ale hľadajú aj vzájomnú prepojenosť medzi ľuďmi a procesmi. Hľadajú všetkých ľudí zapojených do procesu, aby zistili, kto musí byť zapojený, kto nie je zapojený, ale musí byť, ako títo ľudia interagujú a či sú zavedené dostatočné kontroly na predchádzanie podvodom, plytvaniu alebo zneužitiu alebo na ich zachytenie ,
Pri odpovediach na interných audítorov poukazujte na to, kde vy a vaše procesy interagujete s ostatnými a ich procesmi. Spojenie bodiek takto poskytuje jasnejší obraz o tom, ako organizácia funguje ako celok. Takéto informácie tiež vedú interných audítorov k tomu, s kým sa majú rozprávať a kde hľadať ďalšie informácie.
