Ako napísať zamestnanecké listy o pokarhaní

Obsah

• Komponenty listov pokarhania
• Dôležitosť podpisov
• Poskytnite príležitosť na reakciu zamestnancov
• Vzorka pokarhania
• Vzorka pokarhania č. 1 (textová verzia)
• Vzorka pokarhania č. 2 (textová verzia)
• Potvrdenie o prijatí zamestnancom

Listy pokarhania sú listy napísané supervízorom, ktoré poskytujú úradné vyhlásenie o probléme s výkonom, ktoré musí zamestnanec zlepšiť. Listy pokarhania sú často krokom vo formálnom disciplinárnom konaní, ktoré môže viesť k ďalšiemu disciplinárnemu konaniu pre zamestnanca až po ukončenie zamestnania, ak sa zamestnanec nezlepší.

Listy pokarhania sú dôležitou súčasťou dokumentácie o probléme s výkonom zamestnanca pre zamestnanca a zamestnávateľa. Písomné pokarhania jasne a konkrétne uvádzajú výkon, ktorý sa musí zlepšiť, a dôsledky, ak sa výkon nezlepší.

Tieto formálne obchodné listy sa spravidla dodržiavajú po každom pokuse verbálneho koučovania supervízorom. Často sa však dostávajú pred ústnu opravu zamestnanca - tzv. Ústnu výstrahu alebo formálnu ústnu výstrahu. Všetky kroky by sa mali zamerať na problém s výkonom alebo súvisiace problémy s výkonom.

Komponenty listov pokarhania

Efektívne listy pokarhania majú spoločné niekoľko zložiek. Mali by mať jasné vyhlásenie o probléme alebo výkone, ktoré musí zamestnanec zlepšiť. Môže vyjmenovať niekoľko príkladov spôsobov, akými môže zamestnanec zmeniť svoju výkonnosť tak, aby zodpovedala výkonnostným očakávaniam. Príklady poskytujú zamestnancovi zdieľaný obraz - zdieľaný význam - okolo očakávaní supervízora a spoločnosti.

Ak je to relevantné, uveďte časový rozvrh, v ktorom sa musí zlepšiť výkon zamestnanca. Tento odkaz môže mať formu dátumu splatnosti alebo dátumu ukončenia, kedy supervízor prehodnotí výkon zamestnanca.

Vysvetlite, ako nevýhoda ovplyvní nielen zamestnanca, ale aj pracovisko a úspech organizácie. Poskytnite jasné vyhlásenie o dôsledkoch, ktoré môže zamestnanec očakávať, ak sa jeho výkon nezlepší, ako je uvedené v pokarhaní.

Dôležitosť podpisov

Pokiaľ ide o pokarhanie, je dôležitý podpis vedúceho alebo vedúceho zamestnanca. List všeobecne obsahuje vyhlásenie, že podpis zamestnanca znamená, že list dostal. Nemusí to nevyhnutne znamenať, že súhlasia s jeho obsahom. V texte musíte byť konkrétni, aby zamestnanec pochopil, že potvrdzuje, že nie je previnený.

Poskytnite príležitosť na reakciu zamestnancov

Zamestnancovi by ste mali dať šancu reagovať na problémy uvedené v pokarhaní. Námietka by mala byť písomná, datovaná a podpísaná zamestnancom. Zamestnanec sa môže dohodnúť, nesúhlasiť, vyjadriť náklonnosť atď. Odmeny napísané zamestnancom sú priložené k originálnym pokarhajúcim listom.

Vzorka pokarhania

Toto je príklad pokarhania. Stiahnite si šablónu pokarhania (kompatibilnú s dokumentmi Google a Word online) alebo ďalšie príklady nájdete nižšie.

Vzorka pokarhania č. 1 (textová verzia)

Komu: Jeffery Jones

Od: George Peterson

Dátum: 1. september 2018

Re: List pokarhania

Toto je oficiálny pokarhanie, ktoré vás upozorňuje, že váš výkon nespĺňa očakávané úrovne príspevku. Vo vašej práci ako technického odborníka na podporu zákazníkov boli pracovné očakávania vyvinuté celou skupinou odborníkov na technickú podporu a ich manažérom. To znamená, že sú akceptovaným štandardom pre výkon každého experta na technickú podporu.

Nesúhlasíte s nasledujúcimi spôsobmi.

• Počet zákazníkov, ktorým obsluhujete týždeň, je o 30% nižší ako štandard, s ktorým sa stretávajú ostatní odborníci technickej podpory.
• Miera obtiažnosti problémov, na ktoré ste sa rozhodli reagovať, je o 40% nižšia ako úroveň, ktorú dosahujú ostatní zamestnanci.
• Čas, ktorý zákazníci trávia s vami telefónom, presahuje ostatných zamestnancov o 25%.

Ako vidíte, v troch najdôležitejších meraniach výkonnosti vašej práce sa vám nedarí. Váš nadriadený s vami niekoľkokrát hovoril a absolvovali ste ďalšie školenie. Preto veríme, že nie ste ochotní vykonať vystúpenie. To má nepriaznivý vplyv na pracovnú záťaž zvyšku technického personálu.

Potrebujeme okamžité zlepšenie vo všetkých troch oblastiach výkonu alebo dôjde k ďalšiemu disciplinárnemu konaniu až po ukončenie zamestnania. Veríme, že sa môžete zlepšiť. Musíme vidieť okamžité zlepšenie.

George Peterson, školiteľ

Marian Demark, manažér ľudských zdrojov

Vzorka pokarhania č. 2 (textová verzia)

Komu: Linda Rodriguez

Od: Mary Wilmont

Dátum: 1. september 2018

Re: List pokarhania

Účelom tohto listu pokarhania je formálne vás upozorniť, že vaša účasť nepriaznivo ovplyvňuje vašu schopnosť dokončiť prácu. Počas doby, kedy sú platení zamestnanci oslobodení od dane, nemusia odpracovávať konkrétne hodiny, štyridsaťhodinový pracovný týždeň je štandardný a očakáva sa.

Neprihlásili ste sa do práce najmenej jeden deň v týždni od začiatku svojho nového zamestnania a pracujete iba tridsaťdva hodín týždenne. Váš manažér vás informoval o dostupnosti voľna FMLA pre osobné alebo rodinné zdravotné problémy. Tiež sa vás spýtal, či potrebujete ubytovanie, aby ste mohli efektívne vykonávať svoju prácu.

Navrhol, aby ste navštívili oddelenie ľudských zdrojov, aby ste prediskutovali tieto problémy a vašu účasť. Odmietli ste všetky tri príležitosti, ktoré sme vám ponúkli, aby sme vám pomohli vylepšiť tento zlý výkon.

Realita je taká, že svoju prácu nemôžete vykonať za menej ako štyridsať hodín. Chýbajú vám termíny na zadanie pracovných úloh a vaša oneskorenie nepriaznivo ovplyvňuje prácu spolupracovníkov vášho marketingového oddelenia. Chýbajú im termíny kvôli vášmu neplneniu.

Okrem toho vaša nedokončená práca, keď ste ju pridelili svojim spolupracovníkom, preťažuje svoje pracovné zaťaženie, pretože už majú prácu, ktorá vyžaduje štyridsať hodín práce týždenne. To je nespravodlivé a nebudeme tolerovať tieto negatívne vplyvy na pracovisko, ktoré sa začína teraz.

Potrebujeme okamžité zlepšenie vašej dochádzky, inak ukončíme vaše zamestnanie. To znamená, že musíte dochádzať do práce päť dní v týždni. Ak sa päť dní v týždni nezúčastníte práce, nemôžete splniť ciele, pre ktoré ste boli zamestnaný.

Naše štandardné pravidlá plateného voľna poskytujú šesť platených dní práceneschopnosti a dva dni osobnej dovolenky, ktoré musíte použiť počas jedného roka. Musíte požiadať o dni dovolenky vopred.

Už ste využili štyri svoje choré dni a všetky svoje osobné dni so súčasnou neprítomnosťou. Neplánujeme vám viac času. Zostane vám tak iba dva dni choroby a platený čas dovolenky, o ktorý musíte vopred požiadať.

Ak máte neprítomnosť nad dostupným plateným voľnom, ukončíme vaše zamestnanie. Dúfame, že ste pochopili, ako blízko ste k strate zamestnania. Nebudete dostávať žiadne ďalšie upozornenia.

S pozdravom,

Mary Wilmont, manažérka

Thomas Credence, riaditeľ pre ľudské zdroje

Potvrdenie o prijatí zamestnancom

Je dôležité vytvoriť papierovú stopu akcií pokarhania zamestnancov. Tento proces umožňuje získať dôkaz, že zamestnanec dostal primerané oznámenie o problémoch a podnikli kroky - napríklad poradenstvo - na nápravu situácie.

Jednoduché potvrdenie o prijatí usmernenia objasňuje, že zamestnanec dostal pokarhanie.