Dôležité prezentačné zručnosti pre úspech na pracovisku

Obsah

• Čo sú prezentačné zručnosti?
• Prezentačné fázy
• Typy prezentačných schopností
• analytická
• Organizácia
• Neverbálna komunikácia
• Prezentačný softvér
• Hovorenie na verejnosti
• výskum
• Verbálna komunikácia
• písanie
• Viac prezentačných zručností
• Ako dosiahnuť, aby vaše zručnosti vynikali

Či už ste vedúci pracovník na vysokej úrovni alebo administratívny asistent, rozvoj vašich prezentačných schopností je jedným z kľúčových spôsobov, ako sa vyšplhať na prácu v kancelárii. Lídri sa rozhodujú na základe informácií zdieľaných vo formáte prezentácie a takmer žiadne podnikanie nezmení názor bez toho, aby najprv videli presvedčivú prezentáciu.

Nie všetky prezentácie sa konajú na formálnom stretnutí. Mnohé prezentačné zručnosti sú relevantné pre individuálne konzultácie alebo predajné hovory.

Pre každého zamestnanca v kancelárii je dôležité vedieť, aké kroky smerujú k vytvoreniu efektívnej prezentácie a aké prezentačné zručnosti sú pre zamestnávateľov najdôležitejšie.

Zvýraznenie týchto zručností vám tiež pomôže pri hľadaní zamestnania vyniknúť.

Čo sú prezentačné zručnosti?

Prezentačné zručnosti sa vzťahujú na všetky kvality, ktoré potrebujete na vytvorenie a poskytnutie jasnej a efektívnej prezentácie. Aj keď to, čo hovoríte počas prezentácie, je dôležité, zamestnávatelia si cenia aj schopnosť vytvárať podporné materiály, ako napríklad diapozitívy. Váš potenciálny zamestnávateľ môže chcieť, aby ste kolegom poskytovali brífingy a správy, uskutočňovali školenia, poskytovali informácie klientom alebo vykonávali akékoľvek ďalšie úlohy, ktoré zahŕňajú prednášanie pred publikom.

Poskytovanie pútavých a zrozumiteľných rozhovorov je hlavnou súčasťou silných ústnych komunikačných schopností, ktoré sú požiadavkou zamestnania na mnohých pozíciách.

Prezentačné fázy

Akákoľvek prezentácia má tri fázy: príprava, dodanie a následná kontrola. Všetky prezentačné zručnosti zapadajú do jednej z týchto troch fáz.

príprava zahŕňa výskum a budovanie prezentácie. To môže znamenať vytvorenie celého textu (alebo aspoň písania poznámok) a vytvorenie akýchkoľvek snímok a iných podporných vizuálnych / zvukových materiálov. Musíte sa tiež uistiť, že príslušné miesto konania je vopred dostupné a správne nastavené a či projektor funguje (ak ho budete potrebovať) a či sa pripája k vášmu notebooku. Svoju prezentáciu budete tiež chcieť precvičiť toľkokrát, koľko potrebujete, aby ste sa cítili pohodlne, aby ste ju poskytli s ľahkosťou a sebavedomím v čase vyhradenom na prezentáciu.

Medzi zručnosti súvisiace s prípravou patria:

• Vykonávanie prieskumu súvisiaceho s témou vašej prezentácie
• Navrhovanie grafov a grafov zobrazujúcich vaše výsledky výskumu
• Dozviete sa o svojom publiku, aby lepšie prispôsobili vašu prezentáciu ich potrebám
• Vytváranie digitálnych snímok
• Rozdelenie prezentácie na časti primeranej dĺžky
• Efektívne využívanie štatistík na presvedčenie publika
• Zahŕňajú konkrétne príklady a príbehy na ilustráciu bodov a na udržanie pozornosti publika
• Príprava podkladov alebo digitálnych referencií, aby publikum nebolo zaujaté zapisovaním poznámok
• Efektívna propagácia prezentácií s cieľom vytvoriť vhodné publikum

dodávka je časť, ktorú vidí publikum. Dobré doručenie závisí od starostlivej prípravy a sebavedomej prezentácie a vyžaduje si vlastnú sadu charakteristických zručností.

Medzi zručnosti súvisiace s dodávkou patria:

• Poskytuje otvor na upútanie pozornosti na prednášku
• Poskytnutie zhrnutia toho, čo bude pokryté na predstavenie prezentácie a poskytnutie kontextu
• Využívanie reči tela a kontaktu očí na sprostredkovanie energie a sebavedomia
• Pozastavenie na zdôraznenie kľúčových bodov
• Modulačný hlasový tón pre dôraz
• Jasné a hladké vyjadrenie
• Injekčný humor
• Hovoríme s nadšením a animáciou
• Projektovanie dôvery
• Zhrnutie kľúčových bodov na záver
• Otázky na objasnenie bodov

Nasledujzahŕňa správne členenie a uloženie akéhokoľvek zariadenia, kontaktovanie všetkých členov publika, s ktorými ste súhlasili, aby ďalej komunikovali, a získavanie, zhromažďovanie a analýza spätnej väzby. V niektorých prezentáciách môžete zhromažďovať informácie od členov publika - napríklad mená a kontaktné informácie alebo vyplnené prieskumy -, ktoré musíte tiež usporiadať a uložiť.

Zručnosti súvisiace s následnými opatreniami zahŕňajú:

• Vytvorenie hodnotiaceho formulára na získanie spätnej väzby od účastníkov
• Interpretácia spätnej väzby z hodnotení a úprava obsahu a / alebo dodávok pre budúce prezentácie
• Organizovanie databázy účastníkov pre budúce prezentácie
• Rozhovory s kľúčovými účastníkmi s cieľom získať ďalšiu spätnú väzbu
• Posielanie prezentácií e-mailom účastníkom

Typy prezentačných schopností

analytická

Najlepší moderátori neustále zdokonaľujú svoje zručnosti. Ak sa chcete zlepšiť, musíte byť schopní úprimne sa pozrieť na svoj výkon, posúdiť získanú spätnú väzbu a zistiť, čo musíte urobiť, aby ste zlepšili. To si vyžaduje analytické myslenie.

A čo je dôležitejšie, musíte mať pevné informácie o informáciách, ktoré sa chystáte sprostredkovať ostatným. Musíte analyzovať svoje publikum a byť pripravení rýchlo premýšľať, ak budete mať otázky, ktoré vás nútia preukázať, že ste si plne vedomí materiálu a jeho dôsledkov.

• Citlivosť problému
• hlásenie
• geodetické
• optimalizácia
• Prediktívne modelovanie
• Riešenie problémov
• reštrukturalizáciu
• Strategické plánovanie
• integrácia
• Riadenie procesov
• Neustále zlepšovanie
• diagnostika
• pitevné
• vyhodnocovanie
• súd

Organizácia

Nechcete byť osobou, ktorá trávi polovicu svojho času na prezentácii a snaží sa nájsť kábel na pripojenie notebooku k projektoru. Tesne pred prezentáciou sa môže veľa vecí pokaziť a pravdepodobne budú, pokiaľ nie sú usporiadané.

Príprava prezentácie tiež znamená sledovanie poznámok, informácií a časov začiatku / konca.

Prezentácia, ktorá je viac ako polovica prideleného času, je problematická, rovnako ako prezentácia, ktorá je príliš dlhá.

Nakoniec budete chcieť korigovať a doladiť všetky materiály, ktoré plánujete použiť na prezentáciu.

• Plánovanie akcie
• auditing
• benchmarking
• prioritizácia
• Evidencia
• plánovanie
• Dôraz na detaily
• Rýchle myslenie

Neverbálna komunikácia

Pri rozhovore s publikom môže byť spôsob, akým sa prezentujete, rovnako dôležitý ako spôsob, akým prezentujete svoje informácie. Chcete vyzerať sebaisto a pútavo. Môžete to urobiť pomocou správneho držania tela, pomocou gest rúk a kontaktom s publikom. Precvičte si neverbálnu komunikáciu natáčaním cvičenia a pozorným sledovaním reči vášho tela.

• Aktívne počúvanie
• ložisko
• visieť
• Dôvera
• Emočnej inteligencie
• rešpekt
• Uľahčenie skupinovej diskusie
• Uvedomenie si etnickej, politickej a náboženskej rozmanitosti

Prezentačný softvér

Microsoft PowerPoint je dominantný softvér používaný na vytváranie vizuálnych pomôcok pre prezentácie. Naučte sa ho dobre používať, vrátane špeciálnych funkcií mimo základných šablón, ktoré môžu skutočne oživiť prezentáciu. Aj keď vám prezentáciu pripravuje niekto iný, pomôže vám to vedieť, ako používať softvér v prípade zmien na poslednú chvíľu.

• Microsoft Office
• dizajn
• základný tón
• Prezentácie Google
• Adobe Presenter

Hovorenie na verejnosti

Keď hovoríte pred živým publikom, musíte vyzerať pohodlne a pútavo, aj keď nie ste. Môže to trvať roky praxe a niekedy reč nie je len pre určitých ľudí. Nepríjemný moderátor je výzvou pre každého. Našťastie sa zručnosti rečníckeho prejavu môžu s praxou zlepšiť.

• artikulácia
• stretnutiu
• Posúdenie potrieb publika
• konzultačná
• Riešenie náročných otázok
• Ovládanie výkonovej úzkosti
• zapamätanie
• Modulačný hlasový tón

výskum

Výskum je prvým krokom k príprave väčšiny prezentácií a môže sa pohybovať od viacročného procesu až po strávenie 20 minút online, v závislosti od kontextu a témy. Prinajmenšom musíte byť schopní jasne vymedziť výskumné otázky, identifikovať vhodné informačné zdroje a usporiadať svoje výsledky.

• brainstorming
• spolupráca
• Analýza veľkých dát
• Obchodné spravodajstvo
• výpočet
• Prípadová analýza
• Príčinné vzťahy
• triedenie
• Porovnávacia analýza
• Interpretácia údajov
• Deduktívne zdôvodnenie
• Induktívne uvažovanie
• Prieskum vo vyhľadávačoch

Verbálna komunikácia

Hovorenie na verejnosti je jednou z foriem verbálnej komunikácie, ale na dobrú prezentáciu budete potrebovať iné formy. Konkrétne musíte vedieť, ako odpovedať na otázky. Mali by ste byť schopní porozumieť otázkam, ktoré položili vaše publikum (aj keď sú zvláštne alebo zle formulované), a poskytovať úctivé, čestné a presné odpovede bez toho, aby ste sa venovali téme.

• Aktívne počúvanie
• ohnisko
• Empatia
• Riešenie náročných otázok
• asertivita
• poradenstvo
• vyhlásenie
• výslovnosť

písanie

Možno ste, ale nemusíte, potrebovať písomný skript, ale musíte si vopred naplánovať, čo poviete, v akom poradí to poviete a na akej úrovni podrobnosti. Ak môžete napísať súdržnú esej, môžete naplánovať prezentáciu.

• gramatika
• pravopis
• Slovná zásoba
• korektúra
• Budovanie obrysov
• Písanie poznámok
• Značky dokumentov

Viac prezentačných zručností

• sumarizujúci
• odbyt
• prehovárania
• Poskytovanie anekdoty na ilustráciu bodu
• humor
• výcvik
• nacvičovať
• Navrhovanie letákov
• Uznávanie a odporovanie námietkam
• Položenie sondovacích otázok na vyvolanie podrobnejších informácií o konkrétnych problémoch
• Prijímanie kritiky bez obrany
• Zdržať sa hovorenia príliš často alebo prerušovať ostatných
• Predvídanie obáv iných
• Znalosť produktu
• Formát SWOT analýzy
• Podporné vyhlásenia s dôkazmi
• viacjazyčný
• zmluvy
• Práca s recenzentmi
• konzistencia
• Vývoj a udržiavanie štandardných prevádzkových postupov (SOP)
• Vypracovanie vyhlásenia o návrhu
• tvorivosť
• logika
• Vytváranie a riadenie očakávaní
• motivácia
• Koučovanie

Ako dosiahnuť, aby vaše zručnosti vynikali

ZAHCLŇAJTE ZRUČNOSTI NA VAŠOM OBJEME: Ak je to vhodné, môžete tieto slová uviesť vo svojom zhrnutí alebo nadpisu.

ZVÝRAZNENÉ ZRUČNOSTI VO VAŠOM LISTE: Uveďte jednu alebo dve konkrétne prezentačné zručnosti a uveďte príklady prípadov, keď ste na pracovisku preukázali tieto vlastnosti.

ZOBRAZTE VAŠE PREZENTAČNÉ ZRUČNOSTI V ROZHOVOROCH PRÁCE:Počas procesu pohovoru môžete byť požiadaný o ukážkovú prezentáciu. V takom prípade budete chcieť tieto zručnosti zahrnúť do prezentácie. Napríklad budete chcieť demonštrovať svoje ústne komunikačné zručnosti jasným a stručným hovorením počas prezentácie.