Pokyny na písanie profesionálnych listov a e-mailov

Obsah

Pokyny na písanie profesionálnych listov a e-mailov
Kontaktné informácie
pozdravenie
Text listu
záverečný
podpis
Ako adresovať list
Formátovanie vašej korešpondencie
Pokyny na písanie listov
Príklady a šablóny
Korektúra a kontrola pravopisu

Aký je najlepší spôsob, ako napísať profesionálny list - papierovým listom alebo e-mailom? Jeden v skutočnosti nie je lepší ako druhý. V niektorých prípadoch má zmysel komunikovať prostredníctvom e-mailu a niekedy budete musieť poslať tradičný strojom napísaný, vytlačený a podpísaný list. Nech si vyberiete čokoľvek, je dôležité riadiť sa najlepšími profesionálnymi pokynmi pre písanie a písanie e-mailov a formátmi.

E-mail je rýchlejší a ľahší, ale niektoré e-mailové správy sa nikdy neotvoria a v závislosti od toho, komu píšete a prečo píšete, možno budete musieť poslať napísaný a podpísaný list alebo ho dokonca nahrať online.

Typ správy, ktorú si vyberiete, závisí od toho, s kým komunikujete, a od účelu vašej korešpondencie.

Všetky dobre napísané listy obsahujú niekoľko oddielov. Informácie, ktoré uvediete v každej sekcii, a celkový formát závisí od toho, či odosielate napísaný list alebo e-mailovú správu.

Je nevyhnutné, aby ste poznali rôzne časti listu a to, čo by malo byť v každom z nich uvedené. Musíte tiež vedieť, ako riešiť a podpisovať typovú aj e-mailovú komunikáciu. Rôzne časti listu sú tieto:

Kontaktné informácie
Pozdrav (pozdrav)
Text listu
záverečný
podpis

Kontaktné informácie

Spôsob, akým uvediete svoje kontaktné informácie, sa bude líšiť v závislosti od spôsobu odoslania listu. V e-mailovej správe budú vaše kontaktné informácie na konci správy, zatiaľ čo v písomnom liste sa vaše kontaktné informácie nachádzajú v hornej časti stránky. Tu je to, čo je potrebné zahrnúť do časti s kontaktnými informáciami, plus vzorky pre zadané písmená a e-maily.

pozdravenie

Pozdrav je časť pozdravu vášho listu s niečím ako „Vážený pán Peterson“ alebo „Komu sa to môže týkať“. Tu je zoznam príkladov pozdravov listov, ktoré dobre fungujú pre profesionálnu korešpondenciu.

Text listu

Text vášho listu bude obsahovať niekoľko odsekov. Prvý odsek by mal obsahovať úvod a stručné vysvetlenie vášho dôvodu na písanie. Druhý odsek (a všetky nasledujúce odseky) by mal ďalej vysvetľovať vaše dôvody na písanie. Posledný odsek by mal od čitateľa vyžadovať akciu, ak niečo požadujete, alebo uviesť, ako budete postupovať. Nezabudnite jasne uviesť účel svojho listu. Čitateľ bude musieť vedieť, čo požadujete a ako vám môžu pomôcť. Ak ponúkate služby alebo pomoc, uistite sa, že je jasné, čo môžete poskytnúť.

záverečný

List je uzavretý výrazom „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“, za ktorým nasleduje čiarka, potom podpis, ak posielate napísaný list. Ak odosielate e-mailovú správu, jednoducho po uzavretí zadajte svoje meno.

podpis

Záverečným znakom Vášho listu je váš podpis, ktorý v e-mailovej správe bude obsahovať vaše kontaktné informácie.

Ako adresovať list

Je dôležité osloviť jednotlivca, ktorého píšete, formálne, pokiaľ ho veľmi dobre nepoznáte.

Formátovanie vašej korešpondencie

Teraz, keď máte všetky informácie, ktoré potrebujete zahrnúť do svojej správy, skontrolujte štandardný formát, ktorý sa má používať pre listy a e-mailové správy.

Pokyny na písanie listov

Ďalším krokom je vyleštenie vášho listu. Medzi odsekmi a horným a dolným okrajom stránky by mal byť dostatočný priestor. Tiež by ste chceli vybrať čitateľný, profesionálny štýl a veľkosť písma. To, čo hovoríte, bude závisieť od dôvodu, ktorý píšete, takže nezabudnite prispôsobiť svoj list tak, aby vyhovoval vašej osobnej a profesionálnej situácii.

Príklady a šablóny

Použitie šablóny je skvelý spôsob, ako začať s vlastnou listovou alebo e-mailovou správou, pretože začínate so základným formátom. Jednoducho vyplňte svoje informácie v príslušnej časti listu.

Užitočné je tiež pozrieť sa na príklady, pretože vo svojej korešpondencii získate nápady, čo povedať.