E-mailové pozdravy, ktoré sa dajú prečítať
Obsah
Podľa BusinessInsider.com priemerný zamestnanec prideľuje okolo 25% svojho dňa na slogovanie prostredníctvom stoviek e-mailov. Zatiaľ čo niektorí ľudia potrebujú štetec na základnej e-mailovej etikete, iní robia chyby jednoducho preto, že sú ohromení samotným objemom komunikácie.
Počas hľadania zamestnania pravdepodobne odošlete veľa spojení s mnohými e-mailami vrátane sprievodných listov, poznámok s poďakovaním a správ na spojenia súvisiace s hľadaním zamestnania.
Urobte si čas, aby ste sa vyhli nepríjemným chybám, ako je nesprávne napísanie mena niekoho, a nezabudnite písať poznámky, ktoré dostanú odpoveď.
Začnite profesionálnym pozdravom
Usilujte sa o jasnosť vo svojom predmete. Vyberte niečo priame, ktoré identifikuje účel vášho e-mailu, napríklad „zmenený čas stretnutia“ alebo „rýchly dotaz na váš návrh“.
Vyhnite sa viseniu mrkvy s upútavkou ako „Musím vás informovať ...“, ktorá sa snaží nalákať čítanie do otvoreného e-mailu, aby ste sa dostali k svojmu úmyslu. Ľudia sa často rozhodujú, či si otvoria e-mail na základe predmetu, takže si vyberte ten, ktorý jasne uvádza váš účel.
Použite profesionálny pozdrav. Priložte vhodný pozdrav za okolností a príjemcu. Niektoré pozdravy fungujú v e-maile, nepoužívajú sa však v bežnom liste, zatiaľ čo niektoré pozdravy fungujú pre obidva.
Vyberte pozdrav na základe toho, ako dobre poznáte osobu, ktorej píšete, a typ správy, ktorú posielate. Napríklad, ak píšete niekomu, koho poznáte, „Hi Jim“ je vhodné. „Vážený pán / pani Smithová“, bolo by vhodné pri uchádzaní sa o prácu alebo písaní obchodného listu.
Vyhnite sa otváraniu e-mailu s textom „hej“, ktorý znie veľmi neformálne a na pracovisku sa zvyčajne nepoužíva. Tiež sa vyhýbajte „Ahoj ľudia“ alebo „Ahoj kluci“, aj keď je povaha e-mailu uvoľnená.
Príklady pozdravov
- Vážený krstné meno, priezvisko(funguje to dobre, ak nepoznáte pohlavie osoby, do ktorej píšete)
- Vážený krstné meno(pri odosielaní e-mailu niekomu, koho poznáte)
- Ahoj krstné meno(Pri odosielaní e-mailu niekomu, koho poznáte)
- Vážený pán / pani. Priezvisko
- Vážený pán / pani. Meno Priezvisko
- Drahý Dr. Priezvisko
- Komu sa to môže týkať
- Vážený vedúci ľudských zdrojov
- Vážení manažéri zamestnávania
Po uvítaní používajte správnu interpunkciu. Pre viac formálnych e-mailov použite za menom stredník. V prípade ľudí, ktorých poznáte alebo častejšie korešpondencia, použite za uvítacie meno čiarku.
Vyhnite sa častým chybám
Pri písaní e-mailu sa niekedy vyskytnú nasledujúce chyby, keď sa ľudia rýchlo ponáhľajú, aby správu rýchlo prerušili. Nájdite si čas a prečítajte si svoju správu a vykonajte nasledujúce kroky.
- Pridajte poslednú e-mailovú adresu.Ak nemáte možnosť zrušiť odoslanie e-mailu, pridajte poslednú adresu, ak máte sklon k rýchlemu spusteniu prsta. Meno príjemcu zadajte iba vtedy, keď ste si istí, že je váš e-mail pripravený.
- Vyhnite sa starej chybe „odpovedať všetkým“.Pri stlačení tlačidla „Odpovedať všetkým“ sledujte spúšťací prst. Zvážte, či si všetci na zozname skutočne musia prečítať, čo musíte povedať. Pamätajte tiež na staršie e-maily v reťazci, ktoré možno nechcete, aby sa zobrazil niekto zo zoznamu Odpovedať všetkým.
- Choďte ľahko na humor. V e-maile môže byť ťažké rozoznať humor, pretože váš tón nemusí nutne žiariť. Bez reči tela, výrazu tváre alebo kadencie môže humor upadnúť alebo dokonca neúmyselne urážať čitateľa. Zahrajte si to v bezpečí a vynechajte ho.
- Korektúry.Nerobte chybu, keď si pomyslíte, že ľudia odpúšťajú preklepy v neformálnych e-mailoch alebo že chyby budú tolerované, keď píšete do telefónu. Chyby vo vašom e-maile vám môžu byť tvrdo posúdené, najmä ak sú nekontrolované. Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu, ktorý pre vás môže často zvoliť nesprávne slovo. Korektujte svoje e-maily rovnako ako akýkoľvek dôležitý dokument. Najmä vždy skontrolujte a dvakrát skontrolujte, či ste správne zadali mená ľudí.
- Nepoužívajte emotikony alebo emotikony. E-mailové správy sa stále viac podobajú textovým správam. Správy na pracovisku niekedy obsahujú emodži alebo smajlíky z palca nahor. Aj keď sú čoraz bežnejšie, vyhýbajte sa emodži a emotikónom vo formálnej korešpondencii. Ak váš e-mailový pozdrav obsahuje priezvisko osoby, je to určite znamenie, že by ste mali opustiť emodži a emotikony.
- Nezabudnite, že e-mail trvá večne.Predtým, ako pošlete e-mail niekomu osobnému alebo dôvernému, premýšľajte dvakrát, vystrelte niekoho e-mailom, zneuctite niekoho alebo odpovedzte hnevom. Dokonca aj odstránené e-maily môžu byť obnovené zo zálohy dát. Tieto interakcie by sa dali lepšie uskutočniť osobne. Použite pravidlo 24 hodín. Ak si nie ste istí, či by ste mali poslať správu, počkajte, kým sa nerozhodne nasledujúci deň. Ďalšie dobré pravidlo: Nepíšte do e-mailu nič, čo by ste nechceli zdieľať verejne, napríklad v depozite alebo na sociálnych médiách.
