Ako usporiadať papierovanie
Obsah
- Začíname
- Zhromaždite svoje dokumenty
- Categorize
- Samostatné dôležité dokumenty
- Duplikujte svoju Peňaženku
- Vytvorte jednoduchý registračný systém
- Prebiehajúca údržba
Väčšina ľudí nemyslí na dôležitý dokument, kým ho nepotrebujú. Ak sú vaše dokumenty rozložené všade a vo vašej domácej kancelárii nemáte centrálny organizačný systém, môžete stratiť veľa času a energie hľadaním vecí. Možno niečo stratíte.
Začíname
Pomocou niekoľkých jednoduchých krokov si môžete usporiadať svoje dôležité papierové dokumenty: Budete potrebovať malú kartotékovú skrinku s dvoma zásuvkami alebo prenosnú závesnú kartotéku, závesné súbory v šiestich rôznych farbách, manilovú tretiu rezu, priečinky na hornej karte a voliteľný ohňovzdorný trezor. Alebo si môžete kúpiť veľké spojivo a štítky. Teraz ste pripravení začať.
Zhromaždite svoje dokumenty
Predtým, ako budete môcť usporiadať všetky svoje dôležité dokumenty, musíte ich vyhľadať. Niekedy je ľahšie povedať, ako urobiť. Skontrolujte zásuvky v domácej kancelárii a dokumenty naskladané na stole alebo stole. Skontrolujte hromady papiera, ktoré zapchávajú vaše kuchynské dosky, ako aj kuchynské zásuvky a koše. Pozrite sa do svojej spálne a nočného stolíka. V neposlednom rade skontrolujte kabelku alebo aktovku, či neobsahujú dôležité dokumenty, ktoré náhodou prenášate.
Categorize
Najdôležitejšie dokumenty patria do jednej z nasledujúcich šiestich kategórií. Usporiadajte všetky vaše zhromaždené dokumenty takto:
- Domové a majetkové záznamy: Hypotéky, listiny o nehnuteľnostiach, projekty a potvrdenia o úprave domu, príručky a záruky zariadení, informácie o daniach z nehnuteľností, poistky domácnosti a príručky
- Automatické záznamy: Názvy, záznamy o údržbe, poistné zmluvy a informácie, informácie o pôžičkách a záznamy o platbách
- Zdravotné záznamy: poistné zmluvy, príručky dávok zdravotného poistenia, vysvetlenie zdravotných dávok, účty lekárov, zoznamy lekárskych predpisov, flexibilné informácie o účte výdavkov, lekárske potvrdenia, lekárske smernice, životné poistenie
- Finančné záznamy: Bankové výpisy, daňové priznania, záznamy o odpočte dane, záznamy o investíciách, záznamy o pôžičkách, výpisy z kreditných kariet
- Elektronické záznamy: Zmluvy o mobilných telefónoch a príručky k zariadeniam; predajné potvrdenky a záruky na počítače, laptopy a tablety; káblové a internetové plány a účty; Príjem a návod na predaj bezdrôtového smerovača
- Osobné záznamy: Rodný list, sobášny list, rozvodový list, väzobné listy, informácie o sociálnom zabezpečení, záznamy o očkovaní, cestovný pas, záznamy vojenskej služby, krstné a potvrdzovacie záznamy, závety, pohrebný plán a informácie o pohrebisku. Mali by ste ich mať pre každého člena rodiny. Ak máte domácich miláčikov, môžete do tejto kategórie zahrnúť aj dôležité dokumenty, ako sú veterinárne a očkovacie informácie.
Samostatné dôležité dokumenty
Väčšina vašich dôležitých dokumentov môže byť uložená v bežnom kartotéke alebo v prenosnom závesnom kartotéke. Niektoré z nich by sa však mali skutočne uchovávať v ohňovzdornom trezore alebo vo voľnom úložnom priestore, napríklad v bezpečnostnej schránke.
Životne dôležité dokumenty sú tie, ktoré by bolo veľmi ťažké alebo časovo náročné vymeniť. Môžu obsahovať citlivé osobné informácie, ktoré by zlodeji identity mohli v prípade krádeže ohroziť. Medzitým, ak bol váš domov zničený požiarom alebo povodňou, mali by ste si želať, aby tieto dôležité dokumenty zostali nedotknuté.
Pre väčšinu ľudí by sa za dôležité považovali tieto dokumenty: informácie o sociálnom zabezpečení, rodné listy, poistné zmluvy a kontaktné údaje agenta, závety, majetkové listiny, tituly automobilov, pasy a všetky zmluvy alebo dohody, ktoré si vyžadovali originálny podpis.
Vytvorte hlavný zoznam všetkých dôležitých dokumentov, ktoré umiestnite do svojho ohňovzdorného trezoru alebo do úložiska mimo pracoviska.
Duplikujte svoju Peňaženku
Väčšina z nás má v našej peňaženke každý deň kritické informácie a bolo by to vážne nepohodlné, keby boli stratené alebo ukradnuté.
Vytvárajte kópie vodičského preukazu, karty darcov orgánov, preukazov zdravotného poistenia, členských kariet do telocvične, knižnice, vernostných programov obchodu s potravinami, klubov skladov atď., A čo je najdôležitejšie, všetky kreditné a debetné karty (kópia vpredu) a späť). Tieto kópie si uschovajte spolu s ostatnými dôležitými papierovými dokumentmi.
Vytvorte jednoduchý registračný systém
Čím je systém registrácie jednoduchší, tým je pravdepodobnejšie, že ho budete používať konzistentne. Vezmite každú kategóriu dôležitého dokumentu a priraďte mu farbu závesného súboru:
- Záznamy o dome a majetku
- Automatické záznamy
- Zdravotné záznamy
- Finančné záznamy
- Elektronické záznamy
- Osobné záznamy
Pridajte do svojho informačného systému príslušný počet závesných súborov pre počet dokumentov, ktoré máte v každej kategórii.
Použite priečinky Manila a vytvorte priečinok pre každý jednotlivý dokument v rámci každej kategórie. Umiestnite priečinky do príslušnej farebnej časti závesného súboru.
Ak ste si zakúpili veľké spojovacie materiály s tromi krúžkami a štítky, štítky označte rovnakými názvami záznamov, dierujte všetky dokumenty a usporiadajte ich. Ak nie je možné dierovať otvory, vložte ich do priečinka a priečinok dierujte.
Ak papierovanie nie je vaša vec, môže to byť chvíľa oslobodenia. Môžete skenovať všetky tieto dokumenty, uložiť ich na pevný disk a potom skartovať originály.
Ale používajte vlastné uváženie, pretože niektoré doklady sa lepšie uložia. Uschovajte originály všetkých dôležitých dokumentov. Použite svoj najlepší úsudok na ostatných. Väčšina finančných inštitúcií je šťastná, keď idete na papier.
Prebiehajúca údržba
Akonáhle sú vaše dôležité dokumenty usporiadané, uschovajte ich. Každý mesiac, keď platíte svoje faktúry, uložte všetky nové dokumenty do príslušnej časti svojho informačného systému. Zároveň vyhľadajte všetky dokumenty, ktoré ste zo systému odstránili počas mesiaca, ktoré by mohli byť stále mimo systému registrácie. Znovu ich vložte. Najmenej dvakrát do roka si prezrite dokumenty vo vašom registračnom systéme, aby ste zistili, či je možné nejaké vyčistiť. Dobrý rozvrh je potrebné dodržať v prvom kalendárnom roku a na konci každého školského roka.
S trochou úsilia môžete získať dlhodobé výhody a ušetriť čas usporiadaním dôležitých papierových dokumentov.
