Používanie organizačných schém ako nástroja riadenia

Obsah

• „Štandardné“ organizačné schémy
• Zmätok organizačných schém
• Organizačné schémy ako nástroj riadenia
• Spôsob, akým by sa to malo urobiť
• Spôsob, akým by mal byť Org Org

Organizačné diagramy alebo Org Charts v skratke sa používajú na to, aby ľuďom ukázali zamýšľanú štruktúru organizácie. Táto „formálna“ organizácia má odrážať mocenskú štruktúru spoločnosti. Org Grafy niekedy slúžia na to, aby ľudí zmätili, čo je to štruktúra. Zvyčajne to nie je zámerné, ale ODRÁŽA zmätok zúčastnených ľudí.

Je však tiež možné použiť Org Chart ako nástroj riadenia na ďalšie dosiahnutie cieľov vašej organizácie. Preskúmame typické príklady „štandardných“ Orgových máp. Pozrime sa na mätúce Org Charts. Nakoniec budeme diskutovať o použití Org Chart ako nástroja riadenia.

„Štandardné“ organizačné schémy

Štandardné orgánové diagramy sa zvyčajne používajú na to, aby ľuďom ukázali zamýšľanú štruktúru organizácie. Táto „formálna“ organizácia má odrážať mocenskú štruktúru spoločnosti. Často iba odráža štruktúru zodpovednosti. Skutočná sila v organizácii často sleduje línie komunikácie namiesto liniek v Org Chart.

Grafy majú typicky pyramidálny tvar. Ukážu zodpovednú osobu hore. Nižšie sú zoskupené podriadené, zvyčajne v postupne menších políčkach. Jednotlivci uvedení na tej istej horizontálnej úrovni v Org Chart sú zvyčajne vnímaní ako „rovesníci“ v organizácii.

Tento orgánový diagram oddelenia výpočtovej techniky Imperial College (DOC) je typický pre pyramídový diagram. Vedúci odboru má päť riaditeľov, ktorí sa mu priamo riadia, ako aj zástupcu vedúceho a komisiu na vyhľadávanie. Každý z riaditeľov má svoje priame správy uvedené v zelených ováloch pod svojimi výbormi.

Zmätok organizačných schém

Org Grafy niekedy môžu ľudí zmiasť, čo sa týka štruktúry. To zvyčajne nie je úmyselné, ale skôr odráža zmätok zúčastnených ľudí. Ak si nie ste istí funkčnými vzťahmi skupiny alebo ak sa často menia, je nemožné ich presne znázorniť.

Možno najbežnejším miestom, kde nájsť mätúce Org Charts, je federálna vláda USA. Org Org pre divíziu počítačovej vedy a matematiky v Oak Ridge National Laboratory neprináša rýchle pochopenie štruktúry organizácie. Zdá sa, že jedenásť funkcií je priamo podriadených riaditeľovi.

Zatiaľ čo rozsah kontroly (počet priamych správ, na ktoré môže manažér efektívne dohliadať) sa značne líši, je však ťažké uveriť, že ide o optimálne fungujúcu organizáciu. Niektoré z vedúcich funkcií sú pravdepodobne „viac rovnocenné“. Keby sme mali zmapovať komunikačný tok v rámci tejto organizácie a množstvo času, ktoré každý podriadený strávil s riaditeľom, niektoré priame správy by pravdepodobne bolo potrebné preklasifikovať na podriadených iných funkcií.

Organizačné schémy ako nástroj riadenia

Org Charts sú zvyčajne skôr reaktívne ako aktívne prognostické. Vytvorili sme organizáciu alebo sme jej umožnili vyvíjať sa a tá sa rozrástla. Už nie je jasné ľuďom v organizácii alebo ľuďom, s ktorými interagujú, kto je za čo zodpovedný. Takže zostavíme kopu škatúľ a čiar, aby sme ukázali každému, kto čo robí. Potom pridáme prerušované čiary a podobné umelé zariadenia, aby sme ukázali, že to, čo sme nakreslili ako prvé, nie je vždy pravda.

Lepšou možnosťou je však zostaviť Org Chart, ktorý odráža miesto, kam chcete, aby organizácia smerovala, skôr ako jednoducho odráža, ako je teraz. Ak chcete plochú horizontálnu organizáciu, nakreslite Org Org Chart týmto spôsobom. Ukážte, že šesť alebo osem (alebo dokonca jedenásť, ako sme videli vyššie) manažérov zodpovedali VP. Ukážte, že všetkých desať programátorov sa hlási priamo vedúcemu projektu.

Ak sa vaša organizácia pri plnení svojho poslania spolieha na kruhy kvality alebo výrobné tímy, mali by ste to preukázať vo svojej Org Org Chart. Nemajte pocit, že sa budete držať vodorovných zoskupení a zvislých čiar. Ak vaši zamestnanci tým jasnejšie pochopia svoje úlohy, môžete použiť kruhy, obrátené trojuholníky alebo čokoľvek iné, čo potrebujete.

Na trhu je veľa softvérových produktov, ktoré vám pomôžu ukázať, ako chcete, aby vaša organizácia fungovala. OrgPlus je príkladom druhov nástrojov, ktoré možno použiť na objasnenie mnohých aspektov podnikania, vrátane Org Charts.

Spôsob, akým by sa to malo urobiť

Príklad nižšie je znázornenie Org Chartu, ktorý na mňa veľmi zapôsobil. Bola prepustená v novej ére pre spoločnosť, ktorá si vyžadovala kreatívnu novú akciu od všetkých svojich zamestnancov.

Jasne ukazuje plochú horizontálnu štruktúru určenú na podporu komunikácie a inovácií. Jasne ukazuje tím, ktorý tvoria najlepší dvaja dôstojníci, čo naznačuje, čo sa od zamestnancov očakáva. Napriek tomu si zachováva jednoznačnú líniu konečnej zodpovednosti. Prezident jednoznačne vedie spoločnosť, ale všetci ostatní vedia, že musia urobiť svoju časť, aby uspeli.

Spôsob, akým by mal byť Org Org

Je ešte príliš skoro na to, aby sme zistili, či bude mať tento orgánový graf požadovaný účinok. Bola zavedená iba pár týždňov. Vedúci predstavitelia spoločnosti ho však jednoznačne použili ako efektívny nástroj riadenia, ktorý im pomôže nasmerovať ich organizáciu k dosiahnutiu nových cieľov.