Ako fungujú výdavky na služobné cesty?
Obsah
- Cestovné výdavky zamestnancov na dlhodobé úlohy
- Ako zamestnávatelia platia cestovné cestovné?
- Poznať zásady cestovných výdavkov svojho zamestnávateľa
Cestovné výdavky sú výdavky, ktoré zamestnanec zarobí pri cestovaní v podnikovej firme. Podnikanie v spoločnosti môže zahŕňať napríklad konferencie, výstavy, obchodné stretnutia, stretnutia klientov a zákazníkov, veľtrhy pracovných príležitostí, školenia a predajné hovory.
Náklady môžu zahŕňať ubytovanie, preplatenie kilometrov v osobnom automobile, lety, pozemnú dopravu, tipy pre zvončeky, stravu, tipy pre čašníkov, izbovú službu a ďalšie vedľajšie výdavky, ktoré môže zamestnanec zažiť na cestách.
Výdavky, ktoré organizácia uhradí, sú uvedené v firemných zásadách týkajúcich sa služobných ciest. Zoznámte sa so zásadami vašej spoločnosti, pretože okrem očakávaných cestovných nákladov, ubytovania a stravy môžu zamestnanci hradiť výdavky spojené s čistením a členstvom v telocvični aj na predĺžených cestách.
Cestovné výdavky zamestnancov na dlhodobé úlohy
Pri využívaní zariadení dlhodobého bývania pre cestujúcich na cestách mnohí zamestnávatelia poskytujú rodinám zamestnancov príležitosti na návštevu, keď zamestnanec značne cestuje za prácou. Ak je zamestnanec dočasne pridelený na iné miesto spoločnosti, zamestnávatelia niekedy zaplatia za návštevu rodiny zamestnanca v stanovených časových intervaloch.
Zamestnávatelia sa snažia poskytnúť zamestnancom, ktorí sú po dlhšiu dobu mimo domova a rodiny, hodnotné možnosti. Musíte využiť všetky cestovné privilégiá, ktoré ponúka váš zamestnávateľ na vybudovanie morálky a odhodlania zamestnancov.
Zábava pre klientov na konferenciách, pri predajných hovoroch a pri návšteve na mieste je ďalším preplatiteľným výdavkom, ale poznať zásady svojej spoločnosti, aby ste neprekročili limity, ktoré sú stanovené pre náklady na zábavu.
Zoznámte sa aj s politikou vašej spoločnosti týkajúcou sa udeľovania kreditu za letecké míle. To sa líši. Niektoré spoločnosti umožňujú zamestnancom nazbierať cestovné kilometre leteckých spoločností, ktoré potom môžu použiť na osobné rodinné cestovanie. Iní získavajú množstvo míľ, ktoré používajú na pokrytie ďalších služobných ciest zamestnancov. Znova je dôležité poznať politiky vašej spoločnosti.
Ako zamestnávatelia platia cestovné cestovné?
Organizácie zvyčajne platia cestovné cestovné náklady týchto troch spôsobov.
- Firemné kreditné karty: Kreditné karty sa vydávajú zamestnancom, ktorí často cestujú za prácou. Zamestnanci môžu účtovať väčšinu výdavkov, ktoré im vzniknú pri pracovnej ceste na firemnú kreditnú kartu. Na preplatenie mimoriadnych udalostí, ako sú tipy a rýchle občerstvenie, budú zamestnanci musieť po návrate z cesty vyplniť správu o výdavkoch. Účtovacie karty sú pre zamestnancov vhodné, pretože nemusia prísť s hotovosťou, aby zaplatili obchodné výdavky pred vyplatením. Zoznámte sa však s pravidlami vašej spoločnosti; možno budete musieť odovzdať účtenky a inú podpornú dokumentáciu, aj keď tieto výdavky naúčtujete na kreditnú kartu.
- peňažný: Organizácie bez kreditných kariet zamestnaneckých spoločností vyžadujú od zamestnancov, aby vyplnili správu o úhrade výdavkov pre každý výdavok, keď je zamestnanec na cestách. Spravidla vyžadujú pre každý výdavok príjmy a určitú úroveň odôvodnenia. Len zriedka by organizácia požiadala zamestnancov, aby zaplatili za veľké lístky, napríklad letenky, a požiadali o úhradu neskôr. Objednávka spoločnosti alebo firemná kreditná karta zaplatí vopred veľké náklady. Od zamestnancov sa však často požaduje, aby vyplácali hotovostné vrecká na každodenné cestovné výdavky, ktoré sa neskôr preplácajú.
- Za deň: Na deň je denný príspevok v určitej výške peňazí, ktorý zamestnanec dostáva na pokrytie všetkých výdavkov. Zamestnanec je zodpovedný za výber správnych cestovných výdavkov v rámci parametrov množstva peňazí, ktoré mu sú pridelené každý deň. Niektoré spoločnosti platia priamo za dopravu a bývanie, ale dávajú cestujúcim zamestnancom diétu za všetky ostatné výdavky vrátane stravy a pozemnej dopravy. O zamestnancoch je známe, že nevyčerpali výdavky na to, aby si udržali peniaze navyše na deň. Spoločnosti to vo všeobecnosti umožňujú.
Poznať zásady cestovných výdavkov svojho zamestnávateľa
Zamestnancom, ktorí cestujú za obchodom, sa odporúča, aby boli neustále informovaní o firemných cestovných zásadách a nákladoch hradených za úhradu. Výdavky, ktoré nespadajú do rámca poistných zmlúv, sa vo všeobecnosti nevracajú ani nepokrývajú.
Väčšina spoločností vyžaduje tržby s výnimkou tých, ktoré platia za diétu. Vaša spoločnosť má pravdepodobne tiež formu, ktorú od zamestnancov očakávajú, že využijú cestovné náklady.
Aby zamestnanci zostali na úhrade preplatiteľných výdavkov, často dostávajú lehotu, v ktorej musia podať správu o výdavkoch a odovzdať príslušné príjmy. Finančné oddelenie bude mať pokyny, ktoré mu pomôžu zostať aktuálne.
Ak máte otázky týkajúce sa toho, čo predstavuje primerané cestovné náklady vo vašej organizácii, obráťte sa na svojho vedúceho a oddelenie ľudských zdrojov. Nechcete peniaze minúť a neskôr dostanete prekvapenie.
