10 kritických krokov na zahrnutie do projektového plánu

Obsah

• Ciele projektu
• Rozsah projektu
• Míľniky a hlavné výstupy
• Štruktúra práce
• rozpočet
• Plán ľudských zdrojov
• Plán riadenia rizík
• Komunikačný plán
• Plán riadenia zainteresovaných strán
• Plán riadenia zmien

Plán projektu je vyvrcholením precízneho plánovania projektovým manažérom. Je to hlavný dokument, ktorý riadi, ako bude projekt prebiehať, podľa zámerov manažéra pre každú kľúčovú stránku projektu. Hoci sa plány projektu líšia v závislosti od spoločnosti, existuje desať kritických prvkov alebo krokov, ktoré by sa mali zahrnúť do účinného plánu projektu, aby sa zabránilo zmätku a nútenej improvizácii počas fázy vykonávania projektu.

Ciele projektu

Ciele projektu sú definované v projektovej charte, mali by sa však zahrnúť do projektového plánu, aby sa ďalej vysvetlili ciele projektu alebo aby sa charta zahrnula ako príloha. Bez ohľadu na to, ako sa manažér projektu rozhodne zahrnúť ciele do plánu projektu, je dôležité zachovať jasné prepojenie medzi projektovou chartou - prvým kľúčovým dokumentom projektu - a druhým kľúčovým dokumentom projektu, jeho projektovým plánom.

Rozsah projektu

Podobne ako ciele projektu, aj rozsah je definovaný v charte a mal by ho projektový manažér ďalej spresniť v projektovom pláne. Definovaním rozsahu môže projektový manažér začať ukázať, ako bude cieľ projektu alebo hotový produkt vyzerať na konci. Ak rozsah nie je definovaný, môže sa rozšíriť v priebehu projektu a viesť k prekročeniu nákladov a zmeškaným termínom.

Napríklad, ak vediete marketingový tím pri vytváraní brožúry pre produktový rad spoločnosti, mali by ste uviesť, koľko stránok to bude, a uviesť príklady, ako môže vyzerať hotový produkt.

Pre niektorých členov tímu môže brožúra znamenať dve strany, zatiaľ čo iní môžu považovať desať strán za primerané. Definovanie rozsahu môže na začiatku získať celý tím na tej istej stránke.

Míľniky a hlavné výstupy

Kľúčové úspechy projektu sa nazývajú míľniky a kľúčové pracovné produkty sa nazývajú hlavné výstupy. Obidve predstavujú veľké zložky práce na projekte. Plán projektu by mal tieto položky identifikovať, definovať ich a stanoviť termíny ich dokončenia.

Ak organizácia podnikne projekt na vývoj nového softvéru, hlavným výstupom by mohol byť konečný zoznam obchodných požiadaviek a spôsob ich vykonávania.

V nadväznosti na tieto by mohol mať projekt medzníky pre dokončenie návrhu, testovanie systému, testovanie akceptácie užívateľa a dátum uvedenia softvéru. Tieto míľniky majú s nimi spojené pracovné produkty, ale sú viac o procesoch ako samotné výrobky.

Míľnik a hlavné konečné termíny nemusia byť presné dátumy, ale presnejšie, tým lepšie. Presné dátumy pomáhajú projektovým manažérom presnejšie členiť pracovné štruktúry.

V tejto fáze plánu vytvoríte míľniky, aby ste mohli zobrať veľké alebo vysoké výstupy a rozdeliť ich na malé výstupy, ktoré je možné načrtnúť v ďalšom kroku.

Štruktúra práce

Štruktúra rozpisu práce (WBS) rozdeľuje míľniky a hlavné výstupy projektu na menšie kúsky, takže za každú stránku môže byť priradená jedna osoba. Pri vývoji štruktúry členenia práce projektový manažér zvažuje mnoho faktorov, ako sú silné a slabé stránky členov projektového tímu, vzájomné závislosti medzi úlohami, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažéri sú v konečnom dôsledku zodpovední za úspech projektu, nemôžu však pracovať sami. WBS je nástroj, ktorý manažér projektu používa na zabezpečenie zodpovednosti za projekt, pretože hovorí sponzorovi projektu, členom projektového tímu a zainteresovaným stranám, ktorí sú za čo zodpovední. Ak sa manažér projektu zaujíma o určitú úlohu, presne vie, s kým sa má v súvislosti s touto obavou stretnúť.

rozpočet

Rozpočet projektu ukazuje, koľko peňazí je pridelených na dokončenie projektu. Manažér projektu je zodpovedný za primerané rozptýlenie týchto zdrojov. V prípade projektu, ktorý má dodávateľov, projektový manažér zabezpečí, aby sa výstupy dokončili podľa zmluvných podmienok, pričom osobitná pozornosť sa bude venovať kvalite. Niektoré rozpočty projektov súvisia s plánom ľudských zdrojov.

Je dôležité stanoviť náklady na jednotlivé míľniky a dosiahnuteľné výsledky na základe toho, koľko času je potrebné a nákladov na prácu, ktoré sú potrebné na splnenie úloh. Náklady na projekt závisia od toho, ako dlho projekt trvá, čo siaha až do rozsahu projektu. Rozsah, míľniky, úlohy a rozpočet musia byť zladené a realistické.

Plán ľudských zdrojov

Plán ľudských zdrojov ukazuje, ako bude projekt personálne obsadený. Plán ľudských zdrojov, ktorý sa niekedy nazýva personálny plán, definuje, kto bude v projektovom tíme a koľko časového záväzku sa od každého človeka očakáva. Pri príprave tohto plánu projektový manažér rokuje s členmi tímu a ich nadriadenými o tom, koľko času môže každý člen tímu venovať projektu. Ak je potrebný ďalší personál na konzultáciu o projekte, ale je súčasťou projektového tímu, dokumentuje sa to aj v pláne personálneho zabezpečenia. Opäť sa konzultuje s príslušnými orgánmi dohľadu.

Plán riadenia rizík

Na projekte sa môže pokaziť veľa vecí. Aj keď je predvídanie každej možnej katastrofy alebo malej škytavosti náročné, je možné predpovedať mnohé úskalia. V pláne riadenia rizík projektový manažér identifikuje riziká pre projekt, pravdepodobnosť výskytu týchto scenárov a stratégie na ich zmiernenie. Pri formulovaní tohto plánu sa projektový manažér snaží získať informácie od sponzora projektu, projektového tímu, zainteresovaných strán a interných odborníkov.

Stratégie zmierňovania sú zavedené pre riziká, ktoré sa pravdepodobne vyskytnú alebo sú s nimi spojené vysoké náklady. Riziká, ktoré sa pravdepodobne nevyskytnú a ktoré majú nízke náklady, sú v pláne zaznamenané, aj keď nemajú stratégie na zmiernenie.

Komunikačný plán

V komunikačnom pláne sa uvádza, ako sa projekt bude oznamovať rôznym divákom. Rovnako ako štruktúra rozpisu práce, komunikačný plán prideľuje zodpovednosť za dokončenie každej zložky členovi projektového tímu.

V tomto kroku je dôležité načrtnúť, ako sa problémy budú komunikovať a riešiť v rámci tímu a ako často sa bude komunikovať s tímom a zúčastnenými stranami alebo šéfom. Každá správa má určené publikum. Komunikačný plán pomáha projektovým manažérom zabezpečiť, aby sa správne informácie dostali k správnym ľuďom v správnom čase.

Plán riadenia zainteresovaných strán

Plán riadenia zainteresovaných strán určuje, ako budú zainteresované strany použité v projekte. Zainteresované strany niekedy potrebujú iba informácie. O to sa môže postarať komunikačný plán. Ak je od zainteresovaných strán potrebné viac, v pláne riadenia zainteresovaných strán sa uvádza, ako sa získa.

Plán riadenia zmien

Plán riadenia zmien stanovuje rámec pre vykonávanie zmien v projekte. Aj keď projektoví manažéri majú tendenciu vyhnúť sa zmenám projektu, niekedy sa im nedá vyhnúť. Plán riadenia zmien poskytuje protokoly a procesy na vykonanie zmien. Pre zodpovednosť a transparentnosť je rozhodujúce, aby sponzori projektu, projektoví manažéri a členovia projektového tímu dodržiavali plán riadenia zmien.