Otázky a odpovede týkajúce sa rozhovoru s administratívnym asistentom

Obsah

• Príprava na pohovor
• Sledujte teraz: Ako odpovedať na 4 bežné otázky týkajúce sa administratívnych pracovných miest
• Tipy na vybavenie rozhovoru
• Buďte pripravení diskutovať o softvérových programoch
• Buďte pripravení diskutovať o administratívnych procesoch
• Vždy reagujte pozitívne
• Otázky a odpovede týkajúce sa rozhovoru s administratívnym asistentom
• Otázky, ktoré je potrebné položiť vedúcemu pohovoru
• Buďte pripravení na ďalšie otázky týkajúce sa pohovoru

Keď robíte pohovory pre prácu administratívneho asistenta, bude sa anketár chcieť dozvedieť, aké relevantné sú vaše kvalifikácie pre danú pozíciu a ako by ste sa vošli do spoločnosti a oddelenia.

Pretože práca vyžaduje administratívne aj medziľudské zručnosti, manažéri prijímania do zamestnania sa často pýtajú na konkrétne atribúty, ktoré vás kvalifikujú na danú pozíciu, ako aj na vaše menej kvantifikovateľné zručnosti ľudí.

Príprava na pohovor

Jedným zo spôsobov, ako sa pripraviť, je analyzovať popis práce s cieľom zistiť, či existuje konkrétna sada zručností, na ktorú sa pozícia zameriava.

Napríklad sa kladie dôraz na plánovanie cesty, koordináciu projektu, plánovanie každodenných stretnutí, osobnú pomoc alebo čokoľvek iné?

Pri zodpovedaní otázok týkajúcich sa pohovorov nezabudnite zdôrazniť svoje najrelevantnejšie skúsenosti.

Urobte si zoznam zručností uvedených v prihláške do zamestnania a neváhajte pridať ďalších, o ktorých si myslíte, že by boli použiteľné. Potom sa pozrite na svoje administratívne a kancelárske zručnosti a prispôsobte svoju kvalifikáciu danej práci.

To vám pomôže prispôsobiť vaše odpovede najrelevantnejším spôsobom na konkrétne miesto.

1:14

Sledujte teraz: Ako odpovedať na 4 bežné otázky týkajúce sa administratívnych pracovných miest

Tipy na vybavenie rozhovoru

Je dôležité si uvedomiť, že diskusia pravdepodobne presiahne medziľudské mäkké zručnosti, ako sú vaše komunikačné schopnosti, organizačné schopnosti alebo aktuálnosť. Mali by ste byť pripravení hovoriť aj o tvrdých schopnostiach.

Buďte pripravení diskutovať o softvérových programoch

Pretože veľa pozícií administratívneho asistenta vyžaduje časté používanie špecifického softvéru, možno budete musieť diskutovať o rôznych programoch, s ktorými ste pracovali, o tom, ako ste tieto programy použili, ao vašej úrovni odborných znalostí.

Milujem používanie technológie a učenie sa o nových programoch. Mám tiež talent na výučbu spolupracovníkov, ktorí nemusia byť pri používaní systémov tak dôvtipní. Počas môjho posledného zamestnania v spoločnosti Kent Associates som sa dobrovoľne prihlásil k preskúmaniu systémov riadenia projektov pre tím odborníkov, ktorých som podporoval. Môj šéf schválil moje odporúčanie a priniesli sme webový systém Asana, ktorý nám pomáha sledovať projekty a zdieľať informácie na webovej platforme.

Som v kancelárii, kde chodím na prezentácie v aplikácii PowerPoint, a chodím s potešením pomáhať našim predajcom ohromiť zákazníkov svojimi prezentáciami. Som tiež pokročilým používateľom programu Excel a vytváram komplexné makrá na prípravu rozpočtových prognóz pre návrhy projektov.

Vaše odpovede budú pôsobivejšie, ak poskytnete konkrétne anekdoty, ktoré ilustrujú váš príkaz nad administratívnymi nástrojmi a procesmi.

Buďte pripravení diskutovať o administratívnych procesoch

Mali by ste byť pripravení diskutovať o svojich pracovných postupoch a administratívnych procesoch na predchádzajúcich pozíciách. Ako administratívny odborník by nemalo existovať žiadne Pochybnosti o tom, že ste organizovaní a zameraní na detaily. Váš anketár bude chcieť vedieťakotieto vlastnosti prejavujete vo svojom každodennom pracovnom postupe.

Organizačné schopnosti a pozornosť k detailu patria medzi moje najsilnejšie výhody. Prosperoval som v situáciách, keď môžem priniesť poriadok do zložitých projektov. Napríklad som predtým podporoval osem odborníkov, ktorí plánovali propagačné akcie pre klientov. Vytvoril som šablónu na sledovanie cieľov a pokroku každého projektu a nastavil som ho na spoločnom disku, aby všetci zúčastnení zamestnanci mohli sledovať svoj pokrok v projektoch a udalostiach tímu.

Keď som pracoval pre skupinu Alfred, vytvoril som príručku postupov, ktorá načrtla kroky potrebné na spracovanie žiadostí o pôžičku, a potom som ju nahral online, aby všetci správcovia pôžičiek mohli postupovať podľa rovnakých postupov.

Vždy reagujte pozitívne

Počas rozhovoru majte na pamäti svoje správanie. Usmievajte sa, udržujte očný kontakt so svojím anketárom a rozprávajte sa s nadšeným (ale stále pokojným a sebavedomým) tónom hlasu.

Keďže administratívni asistenti často veľmi úzko spolupracujú s jednotlivcami, pre ktorých pracujú, je nevyhnutné byť vždy pozitívny, profesionálny a zdvorilý.

Budete chcieť, aby anketár nepochyboval o tom, že spolupráca s vami by bola príjemnou skúsenosťou.

Pracoval som na recepcii v našej agentúre a bolo dôležité, aby som urobil pozitívny prvý dojem pre súčasných aj budúcich klientov. Som fyzická osoba, ktorá môže robiť, a moje recenzie pravidelne ocenili moju orientáciu na služby zákazníkom.

Spoločnosť zisťuje klientov po interakciách a moje meno neustále vystupuje ako pracovník, ktorý je nápomocný, príjemný a profesionálny. Môj šéf komentoval, ako často ma klienti žiadajú, keď volám kanceláriu o pomoc.

Otázky a odpovede týkajúce sa rozhovoru s administratívnym asistentom

Počas prípravy môže byť užitočné preskúmať otázky, ktoré by vás mohli položiť. Zamyslite sa nad tým, ako zareagovať a zdôrazniť konkrétne skúsenosti a úspechy z predchádzajúcich pracovných miest.

• Aké počítačové zručnosti máte a aké programy používate pohodlne? - Najlepšie odpovede
• Je vám príjemné používať telefón s viacerými linkami a vybavovať veľké množstvo telefónnych hovorov? - Najlepšie odpovede
• V tejto spoločnosti sa radi považujeme za tím, ktorý pracuje spoločne na rovnakých cieľoch. Čo si myslíte o práci v tímovom prostredí? - Najlepšie odpovede
• Ako by ste sa cítili pod dohľadom dvoch alebo troch ďalších zamestnancov? - Najlepšie odpovede
• Aká je vaša najväčšia sila a ako by to pomohlo vášmu výkonu v tejto pozícii? - Najlepšie odpovede
• Čo je tvoja najvačšia slabina? - Najlepšie odpovede
• Ako zvládate stres a tlak? - Najlepšie odpovede
• Aké to bolo pracovať pre svojho nadriadeného? - Najlepšie odpovede
• Čo od supervízora očakávate? - Najlepšie odpovede
• Dávate prednosť práci samostatne alebo v tíme? - Najlepšie odpovede
• Pracujete dobre s ľuďmi? - Najlepšie odpovede
• Uveďte niekoľko osobných príkladov tímovej práce. - Najlepšie odpovede
• Recepčné otázky týkajúce sa rozhovoru: - Zoznam otázok

Otázky, ktoré je potrebné položiť vedúcemu pohovoru

Mali by ste tiež urobiť nejaký prieskum o spoločnosti a byť pripravení klásť príslušné otázky, keď nastane príležitosť.

Môže byť užitočné vopred prísť s niekoľkými otázkami, ktoré by ste mohli položiť, alebo prediskutovať ďalšie otázky, ak ste predtým nedostali príležitosť na pohovor.

Často sa to blíži ku koncu rozhovoru, takže je dôležité nechať tazateľa (-ov) dobrý dojem. Skvelý spôsob, ako to urobiť, je ukázať svoj záujem a prípravu na pracovný pohovor tým, že sa viažu na otázky, ktoré ste dostali, s niektorými vašimi otázkami.

• Aké sú povinnosti tejto funkcie?
• Môžete opísať typický deň (týždeň) v tomto oddelení?
• Aké sú silné stránky tohto oddelenia? Aké sú slabé stránky?
• Čo by podľa vašich minulých asistentov bolo pre vás najlepšia časť práce? Čo by povedali, bolo najhoršie?
• Akým smerom vidíte spoločnosť v nasledujúcich piatich rokoch? Myslíte si, že existujú nejaké hrozby pre jeho úspech?
• Prečo opustil pozíciu váš posledný asistent? Aké boli jeho silné stránky? Aké boli jeho slabiny? Čo robí teraz?
• Aké atribúty mal váš najlepší asistent? A čo tvoj najhorší asistent?
• Ako často sa vykonávajú hodnotenia výkonnosti? Kto ich vedie?
• Aké zručnosti sú pre vás najdôležitejšie v administratívnom asistentovi?
• Ako odmeňujete a povzbudzujete ľudí, ktorí pracujú vo vašom oddelení?
• Vyskytujú sa v tomto oddelení nejaké problémy s výrobou?
• Ako ste sa v minulosti vyrovnali s personálnymi problémami?
• Aké sú niektoré z najväčších výziev pre osobu v tejto pozícii?
• Aký je podľa teba najviac prospešný aspekt tejto pozície?
• Podporujete (podporuje spoločnosť / oddelenie) členstvo v profesijných združeniach a pokračujúci profesionálny rozvoj?
• Čo by ste opísali ako úlohu administratívnych pracovníkov v tejto kancelárii?
• Očakávajú sa nadčasové alebo víkendové hodiny?
• Čo sa vám na práci pre túto spoločnosť najviac páči? Existujú nejaké zmeny, ktoré by ste vykonali?
• Čo sa vám na práci páči najmenej?
• Podporujete oddelenie, aby pracovalo ako tím alebo sa viac sústredilo na individuálne príspevky?

Buďte pripravení na ďalšie otázky týkajúce sa pohovoru

Okrem otázok týkajúcich sa pohovorov špecifických pre danú pracovnú pozíciu vám budú položené aj všeobecnejšie otázky týkajúce sa vašej histórie zamestnania, vzdelania, silných a slabých stránok, úspechov, cieľov a plánov.

Tu je zoznam najčastejších otázok na pohovor a vzorových odpovedí.