Ako dať spätnú väzbu defenzívnym zamestnancom

Obsah

• 10 tipov, ktoré vám pomôžu dosiahnuť negatívnu spätnú väzbu

Spätná väzba je jedným z najúčinnejších nástrojov v súprave nástrojov manažéra na zvýšenie výkonnosti pracoviska.

• Pozitívna spätná väzba sa zameriava na identifikáciu a posilnenie správania, ktoré podporuje vysokú výkonnosť.
• Konštruktívna spätná väzba - často označovaná ako negatívna spätná väzba - je zameraná na identifikáciu a podporu zmeny v správaní, ktoré odrádza od vysokej výkonnosti.

Účinná spätná väzba je špecifická pre správanie (negatívne alebo pozitívne) a je poskytovaná čo najbližšie k výskytu. Zatiaľ čo motivovaní odborníci oceňujú pozitívnu aj konštruktívnu spätnú väzbu, manažéri sú často nepohodlní pri jej poskytovaní, najmä všetko, čo sa považuje za negatívne. V prieskumoch a výskumných štúdiách sa manažéri, ktorí zápasia s poskytovaním konštruktívnej spätnej väzby, obávajú, že sa im nebudú páčiť, alebo sa obávajú, že incident vytvoria kritikou.

Sledovaním a precvičovaním odporúčaní uvedených v tomto článku môže manažér odstrániť strach z poskytovania negatívnej spätnej väzby a konverzáciu zmeniť na konštruktívnu udalosť.

10 tipov, ktoré vám pomôžu dosiahnuť negatívnu spätnú väzbu

1. Získajte svoje emócie pod kontrolou. Nechcete kritizovať činy niekoho iného, ​​keď ste naštvaní alebo naštvaní. Ak sú návnady horúce, urobte si čas a nechajte veci vychladnúť. Aj keď je účinná konštruktívna spätná väzba doručená čo najbližšie k pozorovanému incidentu, ak je situácia zahriata, je dobré naplánovať stretnutie na nasledujúci deň.
2. Nikdy neposkytujte negatívnu spätnú väzbu pred členom tímus. Nájsť súkromné ​​miesto. Zorganizujte schôdzku vo svojej kancelárii alebo naplánujte konferenčnú miestnosť pre spätnú väzbu.
3. Zamerajte sa na pozorované správanie, nie na osobu. Pamätajte, že účelom konštruktívnej spätnej väzby je eliminovať správanie, ktoré odrádza od vysokého výkonu. Ak jednotlivec vníma, že je napadnutý osobne, rýchlo sa stane obranným a stratí sa príležitosť na zmysluplnú diskusiu.
4. Byť špecifický, Účinná spätná väzba je špecifická. čo naznačuje, "John, to si si istý!" môže to byť pravda, ale to nehovorí Johnovi, čo urobil zle. To isté platí pre Máriu, že príliš neskoro pracuje. Namiesto toho opíšte veľmi špecifické správanie a identifikujte obchodné dôsledky tohto správania. Napríklad: „Mary, keď meškáš kvôli svojej smene, vyžaduje si, aby sme niekoho zadržali pred skoršou smenou. To si vyžaduje, aby sme platili nadčas; to nepohodlie vášho kolegu, a to môže znížiť kvalitu, ak nerozumejú vašej konkrétnej práci. rozumieš?"
5. Buďte včasní, Ak ste niekedy dostali dlhý zoznam negatívnych spätných väzieb k ročnému hodnoteniu výkonnosti, chápete, aký bezcenný je tento vstup dlho po tom, ako sa tento fakt stal. Spätná väzba všetkých druhov by mala byť poskytnutá čo najskôr po udalosti.
6. Zostaň pokojný, Bez ohľadu na to, aký si naštvaný, nikdy sa vyplatí stratiť kontrolu nad svojimi emóciami. Ako je uvedené vyššie, ak potrebujete čas na zozbieranie emócií, odložte diskusiu o niekoľko hodín alebo nanajvýš denne. Pripomeňte si, že zámerom spätnej väzby je podpora zlepšovania a prístup k diskusii s týmto pozitívnym prístupom.
7. Znovu potvrďte svoju vieru v osobu, Posilňuje to tretí krok, ale tu im hovoríte, že v nich stále veríte ako človek a v ich schopnosti; je to len ich výkon, ktorý chcete zmeniť. Povedzte niečo ako „ste dobrým zástupcom zákazníckeho servisu, takže som si istý, že vidíte potrebu byť trpezlivejší so zákazníkmi“.
8. Prestaňte hovoriť a pozývajte druhú stranu, aby sa zapojila, Potom, čo ste osobe povedali, aké konkrétne nedávne kroky boli nevhodné a prečo prestať hovoriť. Dajte druhej osobe šancu odpovedať na vaše vyhlásenia a položiť objasňujúce otázky.
9. Definujte a dohodnite sa na vzájomne prijateľnom akčnom pláne. Dohodnúť sa na tom, aké budúce výkony sú pre zamestnanca vhodné. Ak existujú konkrétne veci, ktoré musí zamestnanec začať robiť alebo musí prestať robiť, uistite sa, že sú jasne identifikované. Ak niečo musíte urobiť, možno aj ďalšie školenia pre zamestnancov, dohodnite sa na tom tiež.
10. Stanovte si čas na sledovanie.Dôležitou súčasťou procesu spätnej väzby je stanovenie jasného dátumu a času na preskúmanie opatrení a zlepšenia. Stanovuje zodpovednosť a zvyšuje pravdepodobnosť zlepšenia výkonnosti.

A nezabudnite, že potom, čo ste dostali konštruktívnu spätnú väzbu a dohodli ste sa na uznesení a následnom pláne, pokračujte v práci. Neprechovávajte zlú vôľu voči zamestnancovi, pretože urobili chybu. Nenechajte sa nad nimi zo strachu, že by mohli urobiť ďalšiu chybu. Sledujte ich výkon tak, ako robíte všetci zamestnanci, ale neposlúchajte.