Aký je rozdiel medzi projektmi a podnikaním ako obvykle?

Obsah

• Časovo ohraničené vs. prebiehajúce
• Changemakers vs. Change Identifiers
• Riadenie verzus zmierňujúce riziko
• Kapitalizácia vs. nie kapitalizácia nákladov
• Cross-Functional vs. funkčné tímy
• Konflikty BAU a konflikty projektov

Pracujete na projekte? Alebo robíte to, čo robíte, súčasťou každodenných činností vášho podnikania? Obidva sú potrebné v organizácii a sú rovnako platné, ale pomáha porozumieť tomu, na čom pracujete, aby ste lepšie videli, kam zapadá do celkovej stratégie.

Existuje päť hlavných rozdielov medzi prácou na projekte a podnikaním ako obvykle (často skrátene BAU). S ohľadom na tieto pokyny by malo byť ľahké zistiť, či pracujete na projektoch alebo práci na BAU alebo na obidvoch.

Časovo ohraničené vs. prebiehajúce

Projekty majú počiatočný, stredný a konečný dátum a sú jednorazovou udalosťou. Toto je životný cyklus projektu. V skutočnosti je najdôležitejšou charakteristikou projektu to, že má koniec. Počas tohto obdobia pracuje projektový manažér a tím na projekte. Na konci je tím zvyčajne rozpustený.

BAU práve prebieha. Funkciu môžete samozrejme zatvoriť alebo zastaviť, ak sa už pre podnikanie už nevyžaduje - ale aj to sa zvyčajne robí ako projekt. Funkcia BAU vytvára prebiehajúcu prácu bez predpokladaného dátumu ukončenia.

Changemakers vs. Change Identifiers

Existuje rozdiel v tom, ako sa rieši zmena v projekte a práci BAU. Tímy BAU identifikujú potrebu zmeny a projektové tímy túto zmenu implementujú.

Pretože tímy BAU podnikajú, sú tiež prvými, ktorí vedia, kedy existujúce procesy nefungujú a už nie sú užitočné. Keď k tomu dôjde, identifikujú potrebu zmeny.

Manažér ako súčasť strategického preskúmania môže navrhnúť, aké zmeny je potrebné urobiť, aby jednotka dosiahla svoje ciele. Alebo člen tímu môže podať návrh na zmenu. Na opačnom konci spektra môže mať hlavný obchodný prípad vypracovaný vyšší manažér na vykonanie zmien potrebných na pomoc ich rozdeleniu pri dosahovaní ročných cieľov. Pracovníci v úlohách BAU si tiež môžu uvedomiť, že zmena je nevyhnutná z dôvodu zmien v regulačnom rámci alebo ako súčasť konkurenčného prostredia pre organizáciu.

Projektové tímy pomáhajú implementovať všetky potrebné zmeny. Projekty prinášajú zmeny do funkcií BAU a prostredníctvom funkcií projektového riadenia. Toto sa zvyčajne stáva, keď projekt prešiel obchodným prípadom a procesom schválenia vrcholového manažmentu.

Riadenie verzus zmierňujúce riziko

Aby boli funkcie ako bežné, aby boli účinné, zistíte, že tímy BAU sa snažia zmierňovať všetky riziká spojené s prevádzkou. Pracujú na odstránení neistoty z podnikania kvôli lepšej organizačnej stabilite a opakovateľným procesom.

Projekty sú svojou povahou jedinečné a neisté a vyžadujú prvok rizika. Spoločnosť robí krok na skok do neznáma iba tým, že robí projekt, keďže prináša zmeny a prináša niečo, čo tam predtým nebolo.

Projektové tímy preto pristupujú k riziku iným spôsobom ako tímy BAU. Projektoví manažéri sa snažia riadiť riziko - pozitívne aj negatívne -, aby dosiahli čo najlepšie výsledky. To by mohlo zahŕňať zmiernenie rizika s cieľom obmedziť pravdepodobnosť, že sa tak stane, ale zahŕňa to aj iné stratégie riadenia rizík.

Kapitalizácia vs. nie kapitalizácia nákladov

Projekty môžu byť obvykle kapitalizované a BAU často nemôže byť, pretože sa spoliehate na prevádzkové náklady pre svoje prebiehajúce podnikanie ako na bežnú prácu. Inými slovami, účtovné postupy pre projekty a iné úlohy sú odlišné.

Financovanie projektu sa často týka uvedenia aktíva do prevádzky - to znamená, že náklady sa môžu kapitalizovať. V niektorých prípadoch, v závislosti od toho, kde sa na svete nachádzate, a podľa miestnych účtovných predpisov, môžete dokonca náklady na projekt prekročiť.

Náklady BAU sa zvyčajne považujú za prevádzkové výdavky a sú sledované vo výkaze ziskov a strát spoločnosti.

Financovanie projektov a financovanie podnikania sú vo všeobecnosti veľmi špecializovanou oblasťou, takže vždy je najlepšie poradiť sa s vašimi finančnými expertmi skôr, ako sa rozhodnete, čo by malo a nemalo by sa vo vašej organizácii kapitalizovať. Účtovné pravidlá sa líšia v závislosti od krajiny a dokonca aj podľa organizácie, kde jednotlivé podniky majú konkrétne procesy a spôsoby, ako robiť veci.

Cross-Functional vs. funkčné tímy

Nakoniec je tu veľký rozdiel v zložení projektových a BAU tímov. Projekty inklinujú k zapojeniu multidisciplinárnych tímov expertov, ktorých cieľom je dosiahnuť konkrétny výstup.

Projektové tímy sú tvorené ľuďmi, ktorí plnia konkrétne úlohy. Nejde o tituly pracovných miest, ale o pozície v rámci projektu so zreteľnými zodpovednosťami. Hlavné úlohy v projektovom tíme sú:

• Sponzor projektu
• Projektový manažér
• Hlavný dodávateľ (organizácia zodpovedná za prácu, ktorá by mohla byť interným tímom, ako je IT alebo externý dodávateľ alebo predajca)
• Zákazník (môže ísť o interného zákazníka, napríklad iného vedúceho oddelenia alebo v organizácii zákazníckych služieb zákazníka, pre ktorého realizujete projekt)
• Odborníci v oblasti predmetu (ľudia uvedení do tímu buď na obdobie trvania projektu alebo jeho časti, ktorí využívajú svoje odborné znalosti na to, aby prispeli k úspechu projektu).

Na druhej strane prácu BAU riadia funkčné tímy. Sú to odborníci samy o sebe, ale zoskupení do jedného odboru. Za normálnych okolností dochádza k menšiemu vzájomnému prekrývaniu funkcií s ostatnými oddeleniami a budú mať definované ciele a víziu úlohy, ktorú v spoločnosti zohráva. Príkladom by bol tím zákazníckych služieb, ktorý pracuje ako súčasť väčšej divízie zákazníckych služieb vybavujúcich hovory a e-maily od zákazníkov o vašom produkte.

Môže dôjsť k určitému prekrývaniu, pretože ľudia z tímov BAU sú povolaní k účasti v projektových tímoch.

Konflikty BAU a konflikty projektov

Projektová práca a práca BAU môžu spolu sedieť pekne vedľa seba, ale často môže byť napätie. Stáva sa to preto, že projekty sa snažia zmeniť súčasný stav.

Po druhé, keď žiadate ľudí, aby sa pripojili k vášmu projektovému tímu, môžu trpieť konfliktom lojality. Je ich prvá zodpovednosť za ich dennú prácu alebo za projekt? Tu môžu pomôcť jasné ciele a silný záväzok vedenia projektu, ako aj udržanie otvorených komunikačných liniek, aby vedeli, aké by priority mali byť.

Po tretie, udržanie chodu spoločnosti je vždy prioritou. Má to dopad na projektové tímy, ktoré by mohli vidieť zníženie ich financovania, kľúčové zdroje stiahnuté späť do úloh BAU a časové oneskorenie, pretože udržiavanie každodenných činností organizácie sa neustále zameriava.