Postupy riadenia stretnutí pomáhajú zvyšovať produktivitu

Obsah

• Kľúč správy stretnutí - stáť PAT
• Svoje stretnutia začnite včas
• Nechajte schôdzku na tému
• Uchovávajte a distribuujte poznámky a zápisnice zo schôdzí
• Spodný riadok

Veľa pracovných dní trávime na stretnutiach. V mnohých prípadoch zlé postupy riadenia stretnutí vedú k neproduktívnemu využitiu času účastníkov. V súvisiacom článku ponúkame usmernenie, ako zmeniť päť bežných scenárov stretnutí na produktívne udalosti. Tu sú ďalšie nápady na podporu posilnenia užitočnosti, produktivity a vplyvu stretnutí.

Kľúč správy stretnutí - stáť PAT

Niektorí manažéri zamestnávajú P.A.T. prístup k stretnutiam vyžadujúci: Purpose, an genda a a Timeframe. Vyzbrojenie účastníkov týmito kritickými bodmi pred zasadnutím zabezpečí, aby sa ľudia ukázali pripravení zúčastniť sa a podporiť celkový zámer stretnutia. Jasný P.A.T. osnova pomáha zabezpečiť produktívne sedenie.

Účel stretnutia by ste mali mať možnosť definovať najviac v 1 alebo 2 vetách. „Toto stretnutie má naplánovať novú marketingovú kampaň“ alebo „toto stretnutie má skontrolovať nové pravidlá prepravy týkajúce sa spracovania vrátenia tovaru.“ Účel pomáha zaistiť každému, aby vedel, prečo sa nachádza, čo treba urobiť a ako usmerniť pokrok a usilovať sa o záver.

Stanovte program. Uveďte zoznam položiek, ktoré chcete skontrolovať / diskutovať / skontrolovať. Každému bodu programu chceme priradiť časový limit (pozri nižšie) a identifikovať osobu, ktorá je zodpovedná za moderovanie diskusie. Nastaviť časový rámec; prinajmenšom nastaviť čas začiatku a konca. Odporúčame tiež stanoviť trvanie každej položky programu. Mali by spolu predstavovať celkový časový rámec stretnutia.

Svoje stretnutia začnite včas

Ak pracujete v jednej z tých kultúr, kde sa ľudia stretávajú až do piatich alebo desiatich minút po plánovanom čase začiatku, je na čase začať nový trend. Jedna firma povzbudzuje svojich manažérov, aby zatvorili dvere v naplánovanom čase začiatku a tí, ktorí sú neskoro, nie sú vítaní. Aj keď to môže byť drakonickejšie, ako by ste chceli konať, nemali by ste mať žiadne výhrady týkajúce sa usporiadania stretnutia, kontroly účelu a potvrdenia očakávaní a načasovania.

Nečakajte, kým sa objavia nosítka. Keď niekto príde neskoro, nevracajte sa a neprezerajte, čo už bolo pokryté. Pokračujte v témach svojich stretnutí. To bude pre trápca nepríjemné a zlepší sa pravdepodobnosť jeho príchodu na nasledujúcom stretnutí.

Ak sa organizátor schôdze / sponzor nezobrazí včas, zvážte stretnutie zrušené a vráťte sa späť do práce. Čakacia doba päť až sedem minút je primeraná. Je pravdepodobné, že organizátor schôdzky narazil na neočakávané ťažkosti a radšej by ste nestrácali čas čakaním na neho.

Nechajte schôdzku na tému

Dobrou praxou je priradiť niekomu úlohu udržiavať každého na ceste počas stretnutia. Diskusie sa príliš často unášajú a potom klesajú k víru názorov, nápadov, faktov a emócií. Namiesto toho priraďte úlohu a informujte všetkých za účasti, že tento jednotlivec preruší, či a kedy sa diskusia odkloní od programu a konkrétneho bodu diskusie. V niektorých firmách sa táto rola označuje ako „dopravná premávka“, v iných „tematická strážkyňa“. Bez ohľadu na označenie je táto úloha mimoriadne užitočná pri posilňovaní efektívnosti a produktivity vašich stretnutí.

Ak sa objavia ďalšie témy, ktoré nie sú predmetom programu rokovania, ale je dôležité ich prediskutovať, mali by sa jasne zachytiť a umiestniť na „parkovisko“ na účely budúceho zváženia a diskusie alebo na diskrétne stretnutie. Majiteľ stretnutia si vyhradzuje právo umožniť menšiu divergentnú diskusiu, ak to podporuje celkový účel stretnutia.

Uchovávajte a distribuujte poznámky a zápisnice zo schôdzí

Zápisnica zo schôdze by si mala viesť niekto iný ako organizátor stretnutia. Dobré zaznamenanie zápisnice bude zahŕňať:

• Čas stretnutia, dátum, miesto
• Opis účelu
• Kópia programu rokovania
• Zoznam účastníkov a zoznam tých, ktorí sa nezúčastnili
• Podrobný súhrnný prehľad záverov, akčných položiek, zodpovedností a dátumov na dokončenie. Mnoho oznamovateľov používa program ako pomôcku na vymenovanie záverov a opatrení.
• Plánované následné stretnutie, ak je to skutočne potrebné.

V ideálnom prípade distribuujte poznámky zo schôdze čo najskôr po ukončení schôdze a úplne do jedného pracovného dňa. Zápisnice a nóty slúžia ako dôležitá pripomienka pre účastníkov a tiež ako zdroj informácií pre ostatné zúčastnené strany alebo pre tých, ktorí zmeškali stretnutie. Zápisnica je vynikajúcim nástrojom na pripomenutie si ľudí a tímov ich odhodlaných následných akcií.

Spodný riadok

Je možné, že stretnutie prinesie pozitívny výsledok, pomôže pohnať projekty a ľudí vpred, jednoducho sa na to nespoliehajte. Niektoré usilovnosti a úmyselné posilňovanie techník riadenia schôdzok zvýšia vaše šance na dosiahnutie skvelého výsledku.