Zoznam schopností asistenta a zodpovednosti

Video: Naruto Online: Assist Links 2019 Beginner Guide / Breeze2gv Academy: Lekcia č. 8

Obsah

Zodpovednosti za prácu v kancelárii
Ako používať zoznamy zručností
Najlepšie zručnosti asistenta kancelárie

Funkcie asistentov kancelárie (podobné osobným asistentom) možno nájsť vo všetkých odvetviach a zdieľajú pomerne veľké množstvo zručností. Asistenti úradu sa niekedy nazývajú sekretárky alebo administratívni asistenti, ale pomáhajú pri fungovaní kancelárie. Či už kancelária patrí právnickej firme, lekárskej praxi, vzdelávacej inštitúcii alebo spoločnosti, potreby sú podobné; niekto musí ukladať záznamy, udržiavať plány a starať sa o rutinnú komunikáciu v mene ľudí, ktorí používajú kanceláriu. Že by niekto mohol byť ty.

Zodpovednosti za prácu v kancelárii

Zatiaľ čo pozície asistentov sú vo všeobecnosti podobné, práca je stále variabilná - len sa mení zo dňa na deň, a nie z kancelárie do kancelárie. Dnes by ste mohli vystupovať ako recepčný, zajtra by ste mohli potrebovať opravu tlačiarne a deň po tom budete musieť priniesť celú kartotéku do 21. storočia. Aby ste uspeli, budete potrebovať veľmi širokú škálu zručností.

Asistenti kancelárie patria k veľkým hrdinom sveta podnikania, pretože keď si urobíte svoju prácu správne, nikto si toho nevšimne - zdá sa, že kancelária beží sama. Niektorí ľudia sa však tešia rýchlej, ale flexibilnej práci, pocitu bytia v centre všetkého. A dobrý sekretár môže nájsť prácu takmer kdekoľvek a v akejkoľvek organizácii.

Ako používať zoznamy zručností

Tieto zoznamy zručností môžete použiť počas celého procesu hľadania zamestnania. Po prvé, mená týchto zručností fungujú ako kľúčové slová, preto ich pri písaní životopisu používajte toľko, koľko len môžete. Nespoliehajte sa na najímanie supervízorov, aby zistili, že máte to, čo chcú, povedzte im to priamo.

Po druhé, tie isté kľúčové slová môžete použiť v sprievodnom liste. Zamerajte sa osobitne na tie, o ktoré sa váš potenciálny zamestnávateľ najviac zaujíma. Budete musieť urobiť svoj výskum, pretože zatiaľ čo úlohy úradných asistentov sú často podobné, prijímanie supervízorov sa líši v ich prioritách. Opis práce bude pravdepodobne obsahovať zoznam požadovaných zručností. Venujte tomu pozornosť.

Nakoniec môžete pomocou tejto diskusie naplánovať pohovor. Uistite sa, že ste pripravili aspoň jeden príklad na čas, ktorý ste preukázali zručnosti z každej z tu uvedených kategórií.

Môže to tiež pomôcť pri kontrole našich zoznamov zručností uvedených podľa zamestnania a typov zručností.

Najlepšie zručnosti asistenta kancelárie

Zručnosti verbálnej komunikácie: Komunikácia je pre kancelárskeho asistenta kritickou mäkkou zručnosťou. Budete musieť komunikovať so svojím nadriadeným, spolupracovníkmi kancelárie, odborníkmi, ktorým pomáhate, a prípadne s klientmi alebo ľuďmi v iných kanceláriách tej istej organizácie. Všetci pracujete ako tím a ste jej hlavným komunikačným centrom. Každý deň budete musieť byť veselí, nápomocní, dobre informovaní, pohotoví a dobrí.

Odpovedzte na telefóny
Vzťahy s klientmi
komunikácia
Presmerovanie telefónnych hovorov
Prijímanie správ
Smerovanie telefónnych hovorov
rozvádzače
telefónne
Verbálna komunikácia

Písomné komunikačné zručnosti: Väčšina administratívnych asistentov veľa píše. Môžu písať poznámky, vyplňovať formuláre alebo návrhy listov alebo e-mailov. Niektorí vytvárajú obsah pre webové stránky spoločnosti alebo upravujú text pre ostatných. Jasná profesionálna písomná komunikácia je nevyhnutnosťou.

Korešpondencia
e-mail
pošta
korešpondencie
písanie na stroji
Spracovanie textu
Písomná komunikácia

prívetivosť: Asistent kancelárie môže byť prvou osobou, ktorú klient vidí pri vstupe do kancelárie. Ak sa v tejto chvíli stane hlavný zamestnanec kancelárie mimo kancelárie, môže byť asistentom kancelárie jediná osoba, s ktorou návštevník komunikuje. Musíte byť pripravení pozdraviť každého návštevníka s úsmevom a láskavým slovom a pomôcť im so všetkým, čo potrebujú, pokiaľ je to možné. Dobré medziľudské zručnosti sú preto nevyhnutnosťou.

Zákaznícky servis
Nasmerovanie návštevníkov
pružný
priateľský
Zdravíme hostí
medziľudský
Kladný postoj
Spoľahlivosť
Vitajte Návštevníci

Technologické zručnosti: Za starých čias sekretárky písali veľa. Časy sa zmenili, rovnako ako aj technológie, ale administratívni asistenti môžu stále očakávať, že strávia veľa času pred klávesnicou. Namiesto písacieho stroja musíte poznať rôzne softvérové aplikácie. Taktiež to neubližuje vedieť, ako vykonať určitú technickú podporu a ako opraviť neprekonateľnú tlačiareň.

počítačový
vynikať
internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
technológie

Organizácia: Kancelárski asistenti musia byť mimoriadne organizovaní, aby dokázali efektívne zvládnuť svoje mnohé úlohy. Budete musieť pomôcť aj ostatným ľuďom v organizácii, od údržby kalendárov až po riadne usporiadanie kancelárie.

Administratívna podpora
schôdzky
fakturácia
kalendára
kňazský
Zadávanie dát
Doručovanie pošty
Elektronické podanie
Výkazy výdavkov
podania
Operácie na recepcii
Manipulácia s peniazmi
Kancelárske povinnosti
Kancelárska technika
Zoznam kancelárskych potrieb
Kancelárske potreby
Kancelárska podpora
Organizácia
papierovanie
Doprava

Zručnosti týkajúce sa riešenia problémov: Riešenie problémov alebo zručnosti kritického myslenia sú dôležité pre každého kancelárskeho asistenta, pretože často budete osobou, ktorej ostatní prídu s otázkami alebo problémami.