Používanie míľnikov v projektovom riadení

Obsah

• Kedy použiť míľniky projektu
• Ako často uvádzať míľniky do svojho plánu
• Ako sú míľniky zastúpené vo vašom Ganttovom diagrame
• Ako pomenovať míľniky
• Ako získať medzníky
• Používanie míľnikov na komunikáciu

Jednou z definujúcich charakteristík projektu je, že trvá určitý čas. Môže to byť čokoľvek od niekoľkých týždňov do niekoľkých rokov av niektorých prípadoch pre veľké stavebné projekty alebo verejné práce desaťročia.

Projektoví manažéri používajú medzníky, aby sledovali pokrok na ceste a zabezpečili dosiahnutie hlavných cieľov podľa časového plánu.

Míľnik projektu je úloha s nulovým trvaním, čo znamená dosiahnutie úspechu v projekte. Používajú sa ako spôsob, ako predviesť pohyb a pokrok a ukázať ľuďom, čo sa deje, aj keď nemajú podrobné vedomosti o úlohách, ktoré sa k nim majú dostať. Z tohto hľadiska sú veľmi užitočné pri komunikácii so zainteresovanými stranami a pri stanovovaní očakávaní.

Kedy použiť míľniky projektu

Míľniky v projektovom riadení sa používajú na označenie:

• Začiatok významných fáz práce
• Koniec významných fáz práce
• termíny
• Keď sa prijíma dôležité rozhodnutie
• Ďalšie pevné body v čase, ktoré si vyžadujú konkrétne vyvolanie

Ako často uvádzať míľniky do svojho plánu

Tréningový kurz môže odporučiť vložiť míľniky do vášho plánu asi raz mesačne. Je to v poriadku a je to dobré pravidlo, ale musíte použiť svoj profesionálny úsudok. Niektoré mesiace môžu mať veľa aktivít, pričom dôležité stretnutia sa označujú ako míľniky, prijímajú sa rozhodnutia a uzatvára sa jedna fáza a začiatok druhej.

V ostatných mesiacoch by ste sa mohli sústrediť na popravu, s veľmi malými, ak vôbec niečomi, na ktorých môžete zavesiť míľnik.

Na účely podávania správ je užitočné vytvoriť dôvod, aby sa medzník aspoň raz v každom cykle podávania správ.

Ako sú míľniky zastúpené vo vašom Ganttovom diagrame

Míľniky sú jednou zo súčastí Ganttovho diagramu a sú v diagrame zobrazené ako kosoštvorec. Nezobrazujú sa ako normálna úloha, pretože trvajú nula: inými slovami, nezaberajú čas. Na účely plánovania podľa Ganttovho diagramu sa to len stane.

Ak nepoužívate Ganttovy grafy, stále môžete použiť míľniky. Tu je 5 alternatív k Ganttovým grafom: pomocou nich však môžete do svojho plánu začleniť míľniky.

Ak chcete zostať osobne organizovaní a softvér na správu projektov nie je úplne integrovaný do kalendára, môžete skopírovať a vložiť kľúčové dátumy do denníka. V závislosti od toho, ako radi pracujete, vám to môže pripomenúť, čo by sa malo objaviť.

Ako pomenovať míľniky

Míľniky by mali mať jasný popis vášho harmonogramu projektu, ale nie ten, ktorý naznačuje, že sú úlohou. Nemalo by sa preto nazývať „Získať súhlas s presunom do fázy 2“, ale „začatie fázy 2“. Ak chcete odzrkadľovať úsilie dosiahnuť dohodu o prechode do fázy 2, pridajte úlohu tesne pred medzníkom, aby ste ju pokryli.

Míľniky by mali opísať časový bod, ktorý reprezentujú takto:

• Fáza testovania je dokončená
• PID schválené
• Podpísaná zmluva

Mnoho projektových manažérov sa rozhodlo očíslovať svoje míľniky aj kvôli ľahkej orientácii. Ak používate štruktúru členenia práce, môžete použiť číslovanie. V opačnom prípade je dobré používať M1, M2 atď., Aby ste si vyjasnili, o čom hovoríte. Pri zvyšovaní počtu míľnikov bude dôležitá jasná štruktúra pomenovávania, preto premýšľajte o tom, ako to urobíte, ak váš projekt trvá niekoľko mesiacov.

Ako získať medzníky

Míľniky sú súčasťou harmonogramu vášho projektu, takže keď je váš harmonogram základný, mali by ste zvážiť svoje medzníky.

Ak potrebujete zmeniť dátumy svojich míľnikov, mali by ste použiť štandardný postup kontroly zmien na vykonanie úprav svojho plánu. Môže to byť rovnako ľahké ako chatovanie so sponzorom projektu a informovanie ich, prečo je potrebné zmeniť dátumy, alebo také formálne, ako je zostavenie nového odporúčaného harmonogramu a jeho predloženie plánovacej komisii na ratifikáciu.

Najlepšie je zistiť, aký bude váš medzníkový proces odhlásenia, ak nejaký bude, skôr ako ho budete musieť použiť, aby ste nestrácali čas, keď musíte vykonať zmenu.

Používanie míľnikov na komunikáciu

Míľniky sú užitočné pre komunikáciu a podávanie správ, pretože predstavujú minimálne kontrolné body v pláne. Inými slovami, ak ste zobrali všetky ostatné úlohy, stále ste mohli vidieť, čo sa deje, a udržať projekt vpred iba pomocou míľnikov.

Mali by ste byť schopní vytiahnuť míľniky a umiestniť ich na informačný panel alebo správu o projekte. Mali by rozprávať príbeh projektu dostatočne podrobne, aby uspokojili ľudí, ktorým ste nahlásení, spravidla sponzora projektu alebo inú výkonnú skupinu, ako je riadiaca skupina (alebo projektová rada). Každý mesiac alebo podľa frekvencie, ktorú používate, môžete ukázať, ktoré míľniky sa dosiahli.

Podávanie správ proti míľnikom je pomerne jednoduché a často sa podáva ako tabuľka. Uvádzate zoznam míľnikov, dátum, kedy mal byť, a potom nový predpokladaný dátum. Keď sa medzník dosiahne a bude ho možné označiť ako kompletný, tento dátum pridáte tiež. Dúfajme, že to bude rovnaké ako predpokladaný dátum, ale projekty nie vždy fungujú takto.

Z tabuľky, ako je táto, je zrejmé, čo bolo dokončené a čo je vynikajúce. Budete mať možnosť naplánovať odpoveď na otázku: „Prečo sme nedosiahli tento míľnik?“ predtým, ako pôjdete stretnúť sa so sponzorom alebo poslať správu.

Ak je váš projektový plán veľmi dlhý a máte veľa míľnikov, zistíte, že je ľahšie ukončiť dokončené míľniky v každom cykle vykazovania. Nahlasujte iba míľniky, ktoré sa chystajú alebo skončia v tomto mesiaci: budúci mesiac odoberiete všetko, čo bolo dokončené minulý mesiac, takže neprestávajte neustále zvyšovať dĺžku správy tým, že ľuďom hovoríte o práci, o ktorej už vedia, že je hotová.

Míľniky sú skutočne užitočným nástrojom riadenia projektu na plánovanie, plánovanie a podávanie správ a dajú sa ľahko používať. Vložte niečo do svojho ďalšieho plánu projektu, sledujte ich a zistíte, že sa dozviete, ktorá frekvencia pre vás najlepšie funguje.

Rovnako ako pri všetkom, čo sa týka riadenia projektov, je možné ich flexibilne využívať na dosiahnutie požadovaného výsledku. Tieto tipy a pokyny vám slúžia na informovanie vašich vlastných rozhodnutí.