Dajte svojmu šéfovi istotu s plánom riadenia rizík

Obsah

• Čo je riadenie rizík v projektovom riadení?
• Plánovanie riadenia rizík
• Proces riadenia rizika v 5 krokoch
• Krok 1: Spustenie
• Krok 2: Identifikujte
• Krok 3: Vyhodnotenie
• Krok 4: Plánujte odpovede
• Krok 5: Implementácia

Najlepší projektoví manažéri majú úplnú dôveru svojho riadiaceho pracovníka a sponzora projektu. Vedúci projektov, ktorí stoja za ich projektmi, im veria, keď tvrdia, že potrebujú ďalšie financovanie, viac zdrojov alebo pomoc pri riešení problému.

Ak pracujete v rizikových situáciách, potrebujete správnu súpravu. Podobne ako turista s batohom na lane a mačkách potrebujete nástroje na zvládnutie projektového rizika.

Dôveru svojho manažéra vo svoj projekt môžete zvýšiť pomocou plánu riadenia rizík. Jednoduchý päťstupňový proces môže veľmi zmeniť spôsob, akým váš šéf vidí váš projekt (a vy).

Čo je riadenie rizík v projektovom riadení?

Riadenie rizík v projektovom riadení je proces identifikácie, hodnotenia a reagovania na projektové riziká.

Riziká projektu sú veci, ktoré by mohli projekt ovplyvniť (pozitívne alebo negatívne, ale vo všeobecnosti ľudia riziko interpretujú ako udalosti, ktoré by mali negatívny vplyv na projekt).

Či už je váš projekt veľký alebo malý, budú s ním spojené riziká. Tieto riziká by mohli byť čokoľvek od rizika, že váš školský sprievod bude pršať, až po riziko zvýšenia ceny na kritickú súčasť vašej novej dosky s obvodmi.

Riziko projektu, ak nie je správne spravované, môže sťažiť úspešné doručenie vášho projektu. Nekontrolované riziká môžu pridať čas do vášho rozvrhu, pracovať do vášho času a peniaze do vášho rozpočtu. Manažéri sú na túto vec nervózni. To všetko sa dá vyhnúť pomocou plánu riadenia rizík.

Plánovanie riadenia rizík

Plán riadenia rizík je vynikajúci spôsob, ako zvýšiť svoju sebadôveru v schopnosť vášho projektového tímu splniť svoje požiadavky - a to sa prejaví aj v zvýšení dôvery manažérov. Chcete, aby verili, že to dokážete, a aby ste si boli vedomí toho, čo by vám mohlo zabrániť v úspešnom dokončení projektu. Plán riadenia rizík je na tento účel dokonalý nástroj.

A hádaj čo? Je skutočne ľahké začať.

Riadenie projektového rizika je jednoduchý päťstupňový proces. Nerobte to komplikovanejším, než je potrebné. To je niečo, o čom môžete začať dnes, pripraviť sa na diskusiu na svojej nasledujúcej schôdzi a nechať si ju dokončiť, keď niekto píše zápisnicu.

Proces riadenia rizika v 5 krokoch

Rovnako ako v mnohých častiach riadenia projektov je riadenie rizík proces. Päť krokov je:

1. začať
2. identifikovať
3. posúdiť
4. Odpovede z plánu
5. realizovať

Ak vám tieto podmienky práve teraz neznamenajú veľa, prosím, držte sa ich - vysvetlím to všetko.

Krok 1: Spustenie

Najprv chcete nastaviť kontext pre riadenie rizík v prostredí riadenia projektov.

Pravdepodobne tu nie je veľa práce, pretože niekto vo vašej spoločnosti už pripravil politiku rizika spoločnosti a všetko, čo musíte urobiť, je vypátrať. Toto vysvetlí prístup spoločnosti k rizikám a môže dokonca mandátovať šablóny, ktoré potrebujete. Šablóny vám vždy uložia prácu, takže sa o ne starajte!

Aj keď nemáte pravidlá pre podnikové riziká, niekto iný, kto riadi projekty spolu s vami, môže mať plán riadenia rizika projektu, ktorý môžete skopírovať. Prečo znovu vynájsť koleso? Opakované použitie dokumentov je nevyhnutné, ak chcete ušetriť čas a urobiť viac.

Pomocou informácií, ktoré ste zistili, vytvorte plán riadenia rizík pre svoj projekt. Toto je súčasť vášho celkového plánu riadenia projektu a hovorí o tom, ako sa chystáte priblížiť k riadeniu rizík vo svojom projekte.

Ak nevieš, čo do toho vložiť, čítaj ďalej! Nasledujúce kroky vám poskytnú lepšiu predstavu o tom, o čom hovoriť vo vašom pláne riadenia rizík.

Zvyšuje to dôveru tým, že: Ukážte svojmu manažérovi, že máte prístup k riešeniu neistoty vo vašom projekte a že sa aktívne chystáte riadiť riziká.

Krok 2: Identifikujte

Keď už máte načrtnutý prístup, môžete s ním začať pracovať.

Teraz určíte riziká, ktoré ovplyvnia váš projekt. Toto je iba snímka v čase a váš register rizík je niečo, čo sa budete chcieť znovu a znovu obísť, aby ste sa ubezpečili, že sa tam vloží aj niečo nové.

Riziká môžete identifikovať pomocou kontrolného zoznamu bežných rizík, rozhovorov so zúčastnenými stranami o projekte (najmä s ťažkými zúčastnenými stranami, pretože zvyčajne majú čo povedať, čo by sa mohlo pokaziť), brainstormingovými stretnutiami a použitím vášho zdravého rozumu.

Hľadáte veci, ktoré by mohli spôsobiť problémy, ak k nim niekedy dôjde. (Pamätajte, riziká sa ešte nestali. Problémy s projektom sú veci, ktoré sa už stali.)

Ak to však robíte, mali by ste určite zapojiť ďalších ľudí. Sám nebudete mať celý obraz a nakoniec vám chýbajú veci.

Riziká môže a mal by identifikovať každý. Ako projektový manažér je vašou úlohou povzbudzovať svojich kolegov, aby s vami zvyšovali riziká, aby ste s nimi ako tím mohli niečo urobiť.

Všetky identifikované riziká by sa mali zaznamenať do registra rizík. Ak máte v tíme koordinátora projektu alebo osobu na podporu projektu, môžu tak urobiť. Inak je to súčasť administratívnych úloh, ktoré musíte urobiť.

Zvyšuje to dôveru tým, že: Preukázanie, že ste si vedomí hlavných rizík, ktoré by mohli ovplyvniť váš projekt, a že máte k dispozícii prostriedky na neustále informovanie o nových rizikách.

Krok 3: Vyhodnotenie

Riziká sa potom hodnotia z hľadiska pravdepodobnosti a dopadu. Pri posudzovaní rizika premýšľajte o tom, aká je pravdepodobnosť výskytu, koľko by to stálo zvládnuť a koľko času by pravdepodobne pridalo k časovej osi vášho projektu.

Ako ďalšie opatrenie môžete tiež posúdiť blízkosť, čo znamená, ako blízko je pravdepodobné riziko. Riziko s vysokou blízkosťou by sa mohlo čoskoro objaviť. Riziko s malou blízkosťou sa môže vyskytnúť niekedy v ďalekej budúcnosti. To vám môže poskytnúť ďalší faktor na určenie priority vášho času a energie, pokiaľ ide o riešenie rizík.

Zvyšuje to dôveru tým, že: Zabezpečenie, aby každý manažér v tíme mal jasnú predstavu o tom, čo by sa malo stať, keby sa niektoré z týchto rizík skutočne prejavilo.

Krok 4: Plánujte odpovede

Teraz prichádzame k mäsitej časti vášho plánu riadenia rizík. V tomto kroku sa dozviete, ako riadiť riziko identifikáciou vhodnej reakcie.

Robíme to preto, lebo doteraz ste dostali len zoznam toho, čo by sa mohlo stať, že sa váš projekt v budúcnosti vyhodí z kurzu a aký veľký by bol obchod. Čo bude chcieť vedúci vedieť ďalej: Čo s tým urobíte?

Spravidla existujú štyri veci, ktoré môžete urobiť pre riešenie a riadenie projektového rizika. Oni sú:

• Vyhnite sa: Podniknite kroky, aby ste zabránili výskytu tohto výsledku.
• Prevod: presunúť zodpovednosť na inú stranu, napríklad v prípade poistnej zmluvy.
• Zmierniť: Ak sa vyskytne, podniknite kroky na zníženie dopadu problému.
• Prijať: Pochopte, že sa môže vyskytnúť rizikový výsledok a so súhlasom vášho tímu nepodniknite žiadne kroky, aby ste tomu zabránili.

Niektoré z vašich rizík môžu mať pozitívny výsledok. Existuje napríklad riziko, že predáte toľko nového produktu, že dôjde k zlyhaniu telefónnych liniek. Bolo by to pekné mať, ale stále by ste mali plánovať.

Existuje niekoľko spôsobov, ako sa pripraviť na pozitívne riziko, vrátane:

• Exploit: Snažte sa zabezpečiť, aby k tomuto výsledku došlo, aby ste mohli získať výhody.
• Zdieľať: Spolupracovať s iným kolegom alebo spoločnosťou s cieľom zvýšiť pravdepodobnosť pozitívneho rizika.
• Zvýšenie: Ovplyvniť faktory, ktoré môžu prispieť k pozitívnemu výsledku a pokúsiť sa získať ešte väčší úžitok.
• Prijať: Uznajte možnosť pozitívneho rizika a nerobte nič.

Budete musieť zistiť, ktorá stratégia odpovedí je najlepšia pre každé riziko vo vašom registri. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že riziko zrútenia strechy v továrni jednoducho akceptujete, pretože sa pravdepodobne nestane. Riziko, že otrava jedlom vylúči polovicu pracovnej sily, je niečo, čo sa aktívne zmierňujete rekvalifikáciou všetkého svojho stravovacieho personálu. Ak sa to stalo už skôr a je celkom pravdepodobné, pokiaľ s tým neurobíte niečo, budete chcieť zmierniť riziko.

Po zistení a odsúhlasení reakcie možno určiť vlastníkov rizika na vykonanie akčného plánu riadenia rizík. Inými slovami, potrebujete niekoho, kto bude zodpovedný za to, že bude vidieť úlohy, na ktorých sa vo svojom pláne dohodnete.

Zvyšuje to dôveru tým, že: Ukážte svojmu manažérovi, že ste zvážili, čo robiť s vecami, ktoré by mohli spôsobiť problémy pre váš projekt, a že zavádzate plány na zníženie neistoty a rizika v projekte.

Krok 5: Implementácia

Váš plán riadenia rizík by teraz mal obsahovať, kto bude zodpovedný za vykonávanie činností na zmiernenie rizika pre každé riziko. Tieto úlohy by teraz mali pracovať, aby ste aktívne riadili otvorené riziká.

Zvyšuje to dôveru tým, že: Preukázanie, že vy a váš projektový tím môžete sledovať, čo ste povedali, že urobíte. Podaním správ o tom, čo ste dosiahli, a o rizikách, ktoré ste zmiernili, vášmu riadiacemu tímu preukáže, že máte vážne problémy s realizáciou a realizáciou toho, čo je potrebné pre budúcnosť vášho projektu proti problémom.

Po prekročení rizika - ak už nie je relevantné, pretože sa stalo alebo sa už nemôže stať - môžete ho uzavrieť zo svojho registra rizík.

Zavedenie tohto plánu riadenia rizík projektu vás môže odlíšiť od ostatných manažérov. Váš šéf bude mať dôkazy o tom, že môžete strategicky a kreatívne premýšľať o tom, čo by mohlo spôsobiť, že sa váš projekt nezastaví, a čo je najdôležitejšie, urobiť s tým niečo. Budete osobou, ktorá aktívne rieši problémy skôr, ako k nim dôjde, odstráni zátarasy a pripraví sa na všetko!

Byť videný v riadení projektového rizika je dobrý spôsob, ako ho vedenie považovať za bezpečný pár rúk. Na úspešné zvládnutie projektového rizika nepotrebujete veľa skúseností ani certifikátov (hoci formálne kvalifikácie v oblasti riadenia rizík existujú). Tento jednoduchý postup v piatich krokoch čoskoro bude znamenať, že riadenie projektových rizík je súčasťou vašich projektových plánov.