Čo robí administratívny asistent?

Video: previous question and answer of junior co-operative inspector. 01/02/2020

Obsah

Povinnosti a zodpovednosti administratívneho asistenta
Plat administratívneho asistenta
Vzdelávanie, školenie a certifikácia
Zručnosti a kompetencie administratívneho asistenta
Job Outlook
Pracovné prostredie
Pracovný rozvrh
Ako získať prácu
Porovnanie podobných pracovných miest

Základom funkčnosti kancelárie sú administratívni asistenti vrátane tajomníkov. Píšu a pripravujú dokumenty, plánujú schôdzky a udržiavajú súbory. Odpovedajú na telefóny a priame hovory a pomáhajú pri stretnutiach zamestnancov. V niektorých kanceláriách môžu vykonávať základné účtovnícke úlohy a môžu prijímať platby od klientov a zákazníkov.

V roku 2016 pracovalo v USA približne 4 milióny administratívnych asistentov a tajomníkov.

Povinnosti a zodpovednosti administratívneho asistenta

Povinnosti administratívnych asistentov sa môžu líšiť v závislosti od typu kancelárie, v ktorej pracujú, ale niektoré bežné povinnosti zahŕňajú:

Vytvárajte dokumenty.
Dajte dohromady prezentácie
Vytvárajte tabuľky.
Spravujte databázy.
Vytvárajte a / alebo udržiavajte webové stránky.
Pôsobí ako manažér kancelárie, plánuje udalosti zamestnancov, ako sú večere s udeľovaním cien a podujatia zamerané na získavanie finančných prostriedkov, plánuje stretnutia klientov a organizuje plány pre spolupracovníkov.

Plat administratívneho asistenta

Mzda môže závisieť od charakteru podnikania, v ktorom je zamestnaný administratívny asistent, ako aj od rozsahu povinností. Títo vedúci pracovníci dostávajú najvyššiu mzdu.

Priemerný ročný príjem: 38 880 $ (18,69 $ / hodinu)
Top 10% ročný príjem: Viac ako 64 230 USD (30,88 $ / hodinu)
Spodný 10% ročný príjem: Menej ako 24 690 dolárov (11,87 USD za hodinu)

Zdroj: Úrad pre štatistiku práce USA, 2018

Vzdelávanie, školenie a certifikácia

Toto povolanie si nevyžaduje žiadne konkrétne pokročilé vzdelanie, ale môže byť užitočné.

vzdelanie: Budete potrebovať stredoškolský diplom alebo ekvivalent a vy môžete získať náskok v odbore zapísaním sa do pridruženého študijného programu alebo účasťou na sekretárskom školiacom programe po ukončení strednej školy. Sekretári teraz vlastnia bakalárske tituly alebo získavajú osvedčenia zamerané na špecializáciu, ako je akreditovaný právny tajomník alebo certifikovaný lekársky administratívny asistent v rastúcom počte odvetví. Výkonní asistenti a tajomníci by mali mať vysokoškolské vzdelanie minimálne, ak nie bakalárske.
Training: Zvážte možnosť začať s agentúrou dočasného zamestnávania. Niekedy ponúkajú školenia novým zamestnancom. V opačnom prípade, ak máte nejaké základné sekretárske alebo administratívne zručnosti, môže sa vám poskytnúť školenie počas práce, keď sa učíte laná konkrétneho podniku alebo oblasti.

Zručnosti a kompetencie administratívneho asistenta

Aby ste sa stali administratívnym asistentom, budete potrebovať niekoľko základných vlastností. Ak ich ešte nemáte, prečítajte si niekoľko tipov na ich vykosťovanie.

Počítačové a softvérové zručnosti: Mali by ste byť spokojní s používaním balíka Microsoft Office, e-mailu a internetu. Ak pracujete pre malú firmu, možno budete musieť poznať QuickBooks alebo iné účtovnícke softvérové programy.
Multitasking zručnosti: To môže byť obzvlášť dôležité, ak pôsobíte aj ako správca. Mali by ste byť schopní zvládnuť niekoľko požiadaviek naraz.
Slovné a písomné komunikačné zručnosti: Tieto sú nevyhnutné. Mali by ste ovládať anglický jazyk a dobre ovládať korektúry.
Interpersonálne zručnosti: Budete pracovať s ostatnými, vrátane klientov a iných kancelárskych pracovníkov. Dobré správanie a pokojné správanie môžu byť veľmi dôležité.
Organizačné schopnosti: Musíte byť detailne orientovaní a organizovaní, schopní okamžite nájsť dokument alebo protokol o stiahnutí.
Rozhodovacie schopnosti: Často sa ocitnete pri riešení niekoľkých úloh takmer súčasne, najmä v rušných kanceláriách, takže by ste mali mať možnosť určiť priority a robiť časovo efektívne rozhodnutia. Klient môže chcieť schôdzku ihneď, ale má skutočne núdzu alebo môže čakať niekoľko dní?

Job Outlook

Táto pozícia bohužiaľ nemá povzbudzujúci výhľad na prácu. Úrad amerického štatistického úradu (Vital Statistics) plánuje, že technologický pokrok začne preberať povinnosti mnohých administratívnych asistentov od roku 2016 do roku 2026, čo bude mať za následok 5% pokles rastu pracovných miest.

Pracovné prostredie

Túto pozíciu vyžaduje takmer každý priemysel. Možno sa ocitnete v lekárskej kancelárii, advokátskej kancelárii, vládnej kancelárii alebo pre malého dodávateľa v susedstve. V každom prípade sa pravdepodobne ocitnete v kancelárskom prostredí.

Virtuálni asistenti sú stále viac žiadaní, takže je možné, že budete môcť pracovať z domu.

Pracovný rozvrh

Je to takmer vždy zamestnanie na plný úväzok počas bežných pracovných hodín, ale povaha firmy môže vyžadovať nejakú víkendovú prácu, napríklad ak ste zamestnaní na lekárskej klinike. Okrem toho, tí, ktorí majú právnické povolanie, môžu zistiť, že sa od nich očakáva dlhé hodiny pred súdnym konaním a lehotami.

Ako získať prácu

ZÍSKAJTE ODPORÚČANIA ZO SVETA

Zamestnávatelia, ktorí si najímajú sekretárku alebo administratívneho asistenta, hľadajú jednotlivca, s ktorým môžu pohodlne pracovať, ktorý sa bude dobre miešať s ostatnými zamestnancami a ktorému sa dá dôverovať dôvernými informáciami. Tieto vlastnosti môžu preukázať silné odporúčacie listy.

POUŽÍVAJTE SI SIEŤ

Klepnutím do svojich sietí získate kontakty na voľné pracovné miesta. Oslovte kontakty na Facebooku a LinkedIn, rodinných priateľov, susedov a bývalých zamestnávateľov. Dajte im vedieť, že by ste ocenili úvodné informácie pre každého, kto by si mohol najať.

TRACK DOWN OPENINGS

Vyhľadajte na Googli pracovné ponuky pomocou kľúčových slov, ako je administratívny asistent, marketingový asistent, redaktor, lekársky sekretár, právny sekretár a kancelársky asistent, aby ste vygenerovali zoznamy pracovných pozícií. Mnoho administratívnych pracovných miest bude tiež inzerovaných v sekcii Zamestnanosť na webovej stránke pre miestne noviny alebo obchodnú komoru.

NAIL, ŽE RESUME

Tento ukážkový životopis vás môže sprevádzať a pomôže vám zaistiť, aby boli zahrnuté všetky najlepšie kľúčové slová. A neprehliadnite silu veľkého sprievodného listu.

ZAPOJTE SI ROZHOVOR

Ak vopred viete, na čo sa budete pravdepodobne pýtať, môžete sa pokúsiť prekonať rozhovor. Zvážte niektoré bežné vzorové otázky a vopred sa rozhodnite o svojich odpovediach.