Aké informácie sa uchovávajú v lekárskych záznamoch zamestnancov?
Obsah
Zdravotná dokumentácia zamestnanca je úložiskom všetkého, čo súvisí so zdravím, zdravotnými výhodami, dovolenkou súvisiacou so zdravím zamestnancov a výbermi a pokrytím výhod pre zamestnanca. Zamestnávateľ vedie zdravotnú dokumentáciu osobitne pre každého zamestnanca. Obsah týchto súborov nie je nikdy zamiešaný s akýmkoľvek iným súborom zamestnancov, napríklad s personálnym spisom.
Keďže lekársky spis obsahuje citlivé a dôverné informácie, musí sa nachádzať na bezpečnom, uzamknutom a neprístupnom mieste. Skrinka na spisy, v ktorej sú uložené lekárske záznamy zamestnancov, by sa mala uzamknúť a personál ľudských zdrojov by mal mať iba kľúče. Prístup k lekárskym súborom zamestnancov je obmedzený iba na zamestnancov ľudských zdrojov.
Zákon o prenosnosti a zodpovednosti v zdravotnom poistení z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zamestnávatelia chránili lekárske záznamy zamestnancov ako dôverné; lekárske záznamy by sa mali uchovávať oddelene a na rozdiel od iných obchodných záznamov. Nikdy neuchovávajte lekárske záznamy zamestnanca vo všeobecnom personálnom súbore zamestnanca.
Z dôvodu dôvernosti informácií sa musia záznamy izolovať od spisov, ku ktorým majú prístup zamestnanci, ako napríklad orgány dohľadu alebo manažéri. (V skutočnosti sa to odporúča tiež pre osobné súbory vo všeobecnosti - umožnite prístup iba personálnym personálom.)
Obsah lekárskeho spisu zamestnanca
Toto sú druhy položiek, ktoré by sa mali bezpečne uchovávať v lekárskej dokumentácii zamestnanca. Ak máte pochybnosti, mýlite sa na strane ochrany lekárskych informácií vašich zamestnancov.
- Žiadosti a formuláre zdravotného poistenia
- Žiadosti a formuláre životného poistenia
- Určené informácie o príjemcovi
- Žiadosti o akékoľvek ďalšie zamestnanecké výhody, ktoré si môžu vyžadovať lekárske informácie, ako napríklad poistenie zraku
- Žiadosti o platené alebo neplatené lekárske voľno
- Správy o lekárskych a dovolenkových službách v rodine (FMLA) a súvisiace aplikácie a papierovanie
- Papiera podpísaná lekárom FMLA
- Dokumentácia o chorobách člena rodiny alebo dieťaťa, pre ktoré žiadate o čas FMLA na zabezpečenie trvalej starostlivosti
- Dokumentácia o lekárskej dovolenke pre zamestnancov, ktorí nie sú oprávnení na prácu mimo pracovného času FMLA
- Vyšetrenia lekára, poznámky, korešpondencia a odporúčania
- Ospravedlnenie lekárom súvisiace s ospravedlnením neprítomnosti alebo zdržanlivosti
- Obmedzenia zamestnania v zdravotníctve s dokumentáciou od doporučujúceho lekára
- Správy o nehodách a zraneniach, vrátane dokumentov požadovaných od OSHA
- Správy o odškodňovaní pracovníkov za úrazy alebo choroby
- Akákoľvek iná forma alebo dokument, ktorý obsahuje súkromné lekárske informácie o zamestnancovi
Ak budete tieto súbory považovať za dôverné, vaši zamestnanci vám budú dôverovať a budete presadzovať ducha a význam zákona.
Vezmite prosím na vedomie, že poskytnuté informácie, hoci sú záväzné, nie sú zaručené pre presnosť a zákonnosť. Táto stránka je čítaná na celom svete publikum a pracovné zákony a predpisy sa líšia v závislosti od štátu a krajiny od krajiny. Prosím, vyhľadajte právnu pomoc alebo pomoc zo štátnych, federálnych alebo medzinárodných vládnych zdrojov, aby ste sa uistili, že váš právny výklad a rozhodnutia sú správne pre vaše miesto. Tieto informácie slúžia na usmernenie, nápady a pomoc.
