Úhrada kilometrov zamestnancov

Obsah

• Sadzby kilometrov spoločnosti
• Úhrada zamestnancom vlády
• Požiadavky na úhradu výdavkov za automobily
• Iné spôsoby, ako zamestnávatelia kompenzujú zamestnancov nákladom na automobily
• Daňové následky na úhradu kilometrov
• Nevyplatené automobilové výdavky

Úhrada zamestnancov za používanie vlastného automobilu sa bude mierne líšiť v závislosti od zamestnávateľa a odvetvia, ale väčšina organizácií odmeňuje zamestnancov približne v štandardnej kilometrovnej sadzbe stanovenej IRS alebo v sadzbe pre osobné vozidlá v súkromnom vlastníctve. Túto sadzbu stanovuje každý rok Všeobecná správa služieb (GSA) na základe prieskumu vykonaného nezávislou poradenskou spoločnosťou, ktorý sa týka súčasných nákladov na používanie vozidla.

Pre rok 2020 je štandardná rýchlosť najazdených kilometrov stanovená na 57,5 ​​centov za najazdenú míľu, z 58 centov za rok 2019. Táto pevná štandardná sadzba zahŕňa náklady na poistenie, registráciu, plyn, ropu a údržbu. vedie veľa práce, môže to viesť k významnému odpočtu.

Sadzby kilometrov spoločnosti

Väčšina zamestnávateľov bude refundovať sadzbu IRS alebo GSA, pretože pri podaní daňového priznania k dani z príjmu právnických osôb si môžu odpočítať až do tejto sumy, aj keď existujú aj iné zložité daňové vzorce, ktoré môžu zamestnávatelia použiť. Ak je ťažké nájsť kvalifikovaných pracovníkov počas hospodárskeho rastu, je pravdepodobnejšie, že zamestnávatelia poskytnú konkurencieschopné sadzby náhrad.

Služba Internal Revenue Service požaduje, aby sa úhrady vyplácali oddelene od mzdy bez vyberania daní. Niektorí zamestnávatelia preto budú spracovávať platby výdavkov prostredníctvom systému záväzkov, aby ich oddelili od miezd a dodržiavali zákony IRS.

Ak váš zamestnávateľ prepláca sadzbu GSA alebo IRS alebo blízko nej, môžete si byť istí, že dostávate férovú dohodu.

Úhrada zamestnancom vlády

Zamestnancom vlády bude vždy preplatená sadzba GSA presne, ak je povolené používanie vozidla v súkromnom vlastníctve alebo ak nie je k dispozícii žiadne vládne vozidlo.

Požiadavky na úhradu výdavkov za automobily

Budete musieť poskytnúť denník najazdených kilometrov, potvrdenia o zaplatení plynu a dokumentáciu o akomkoľvek inom povolenom príjme výdavkov súvisiacich s vaším autom. Bez podrobných záznamov môže byť vaša správa o výdavkoch zamietnutá. Alebo ešte horšie je, že váš zamestnávateľ by mohol podniknúť disciplinárne kroky, ak sa domnieva, že váš nárok môže byť podvodný. Mnoho zamestnávateľov vyžaduje súčasné vedenie záznamov, rovnako ako IRS. Nepokúšajte sa odhadnúť počet najazdených kilometrov, pretože by to mohlo porušiť pravidlá vášho zamestnávateľa.

Udržiavanie pera a papiera vo vašom aute je jednou z metód, aj keď únavou; lepšou voľbou je aplikácia na sledovanie najazdených kilometrov, ktorá automaticky sleduje vaše cesty v súčasnom denníku, ktorý si môžete vytlačiť alebo stiahnuť. Je to efektívny spôsob, ako sledovať počet najazdených kilometrov, počiatočné a cieľové body a obchodný účel, ktorý má pohon zahrnúť do správy o výdavkoch.

Iné spôsoby, ako zamestnávatelia kompenzujú zamestnancov nákladom na automobily

Podľa Spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov sú to bežné alternatívy k preplácaniu najazdených kilometrov, pretože spôsoby, ako môžu zamestnávatelia odškodniť zamestnancov za výdavky na riadenie podniku, sú:

Príspevok na ploché auto.Zamestnávatelia poskytujú zamestnancom príspevok na ploché auto, napríklad 400 dolárov mesačne, na pokrytie nákladov na palivo, opotrebenie, pneumatiky a ďalšie.

Programy FAVR.Zamestnávatelia preplácajú zamestnancov v rámci programu refundácie s pevnou a variabilnou sadzbou (FAVR), v rámci ktorého sú zamestnancom preplatené fixné náklady (napríklad poistenie, dane a registračné poplatky) a variabilné náklady na vozidlo (napríklad palivo a údržba). Úhrady zamestnancov sú oslobodené od dane, ak sú splnené určité požiadavky na účtovanie výdavkov.

Daňové následky na úhradu kilometrov

Úhrady za najazdené kilometre sú zamestnávateľmi považované za vyplatené bez dane, pokiaľ sú zdokumentované a nepresahujú skutočné výdavky. Váš zamestnávateľ však nemôže priamo platiť prevádzkové náklady, ako sú opravy alebo údržba vášho vozidla, bez daňových dôsledkov. Ostatné výdavky, ako je mýto, ktoré priamo súvisí s obchodnou dopravou, sa môžu preplatiť bez dane, ak máte príjmy.

Niektorí zamestnávatelia poskytujú mesačné príspevky na automobilové náklady. Ak sú zamestnanci povinní poskytnúť záznamy o nákladoch, budú zdanení iba za akúkoľvek sumu, ktorá prevyšuje zaznamenané výdavky. Ak zamestnávatelia nevyžadujú dokumentáciu, tento príspevok môže podliehať zdaneniu.

Nevyplatené automobilové výdavky

Počnúc daňovým rokom 2018, keď sa začne vykonávať zákon o daňových úľavách a pracovných miestach, pracovníci už nebudú môcť odpočítať nevyrovnané automobilové výdavky. V roku 2017 a predchádzajúcich rokoch boli tieto výdavky odpočítateľné do tej miery, že presahovali 2% upraveného hrubého príjmu. Preto by pracovníci, ktorí budú v rámci plnenia pracovných povinností dôkladne riadiť, mali pri posudzovaní pracovných ponúk starostlivo hodnotiť politiky odmeňovania spoločnosti.

Ak zamestnávateľ obvykle neprepláca výdavky na autá, môžete ponúknuť zníženie mzdy výmenou za náhradu, pretože náhrada bude chránená pred zdanením, ak sú výdavky riadne zdokumentované. Prípadne môžete podľa nového daňového zákona dohodnúť vyššiu mzdu, aby ste zohľadnili dodatočné daňové zaťaženie.

Podľa IRS, napriek pozastaveniu rôznych položkových odpočtov, odpočty za výdavky, ktoré sú odpočítateľné pri určovaní upraveného hrubého príjmu, sa nezastavia. Napríklad členovia rezervnej zložky Ozbrojených síl Spojených štátov (Ozbrojené sily), štátni úradníci alebo úradníci miestnej správy platení na základe poplatkov a niektorí výkonní umelci majú nárok na odpočet nevyplatených cestovných výdavkov zamestnancov ako úprava celkového príjmu v riadku 24 harmonogramu 1 formulára 1040 - 3 - (2018), nie ako podrobný odpočet podľa harmonogramu A formulára 1040 (2018), a preto môže naďalej používať štandardnú obchodnú mieru najazdených kilometrov.

Informácie obsiahnuté v tomto článku nie sú daňovým ani právnym poradenstvom a nenahrádzajú takéto poradenstvo. Štátne a federálne zákony sa často menia a informácie v tomto článku nemusia odrážať zákony vášho štátu alebo posledné zmeny zákona.