I-9 Obsah súboru

Obsah

• Požiadavky na formulár I-9
• Ukladanie vyplnených formulárov I-9
• I-9 Vyšetrovanie spisov a sankcie
• Spodná čiara

Formulár I-9, Overenie spôsobilosti na zamestnanie, je formulár, ktorý požaduje ministerstvo vnútornej bezpečnosti, americké občianske a prisťahovalecké služby (USCIS) na preukázanie oprávnenosti na zamestnanie v Spojených štátoch. Ako zamestnávateľ musíte vyplniť formulár I-9 pre každého zamestnanca, ktorého zamestnávate.

Požiadavky na formulár I-9

Všetci zamestnanci, občania a cudzinci, ktorí boli prijatí do zamestnania po 6. novembri 1986, musia vyplniť oddiel 1 tlačiva I-9 v čase prenájmu. Zamestnávateľ je zodpovedný za to, aby zamestnanec včas a riadne vyplnil oddiel 1 tlačiva I-9.

Zamestnávateľ musí tiež skontrolovať overenie zamestnania a zabezpečiť, aby boli správne vyplnené oddiely 2 a 3 formulára I-9. Zamestnávatelia musia vyplniť oddiel 2 formulára I-9 preskúmaním dôkazov z prvej ruky - iba originálnych, nevybraných dokladov - o oprávnenosti totožnosti a zamestnania do troch pracovných dní odo dňa začiatku zamestnania.

Zamestnanec musí byť fyzicky prítomný a jeho originálne dokumenty musia byť osobne preskúmané. Zamestnanec, ktorý kontroluje pôvodné dokumenty, musí podpísať oddiel 2 I-9.

Formulár potvrdzuje, že ste skontrolovali dve schválené formy identifikácie, ktoré preukazujú, že zamestnanec má legálne oprávnenie pracovať v Spojených štátoch.

Zamestnávatelia alebo ich oprávnení zástupcovia musia vyplniť oddiel 3 pri overovaní, či je zamestnanec spôsobilý pracovať v Spojených štátoch. Pri zamestnávaní zamestnanca do troch rokov od dátumu, keď bol pôvodne vyplnený I-9, majú zamestnávatelia možnosť vyplniť nový formulár I-9 alebo vyplniť oddiel 3.

Pravidelne musíte skontrolovať formuláre I-9, aby ste sa uistili, že máte vyplnený formulár pre každého zamestnanca. Musíte skontrolovať pravdivosť a úplnosť a uložiť doklady o audite a akomkoľvek školení, ktoré zamestnanci, ktorí dokončujú alebo skladujú I-9, dostali. Preto je dôležité uchovávať všetky zamestnanecké I-9 a sprievodnú dokumentáciu v samostatnom personálnom súbore.

Ukladanie vyplnených formulárov I-9

Vláda môže kontrolovať dodržiavanie týchto formulárov. Ak tak urobia zamestnanci vlády, nechcete im povoliť prístup k súkromným súborom zamestnancov a dôverným informáciám, ktoré obsahujú. Preto v záujme dôvernosti zamestnancov a obmedzeného prístupu izolujte vaše zamestnanecké I-9 do jedného priečinka, ktorý je špeciálne určený na ukladanie I-9.

Chráni sa tým súkromie vašich zamestnancov a tiež sa tým ušetrí zamestnávateľovi, aby nemusel odpovedať na ďalšie otázky, ktoré vyplynú z obsahu personálneho súboru zamestnancov. Preto je dôležité vyhnúť sa otvoreniu vašej spoločnosti zvýšenému vyšetrovaniu zo strany zamestnancov USCIS.

I-9 Vyšetrovanie spisov a sankcie

Zamestnávatelia majú podľa zákona najmenej tri pracovné dni na predloženie formulárov I-9. ICE často vyžaduje, aby zamestnávateľ poskytol podpornú dokumentáciu, ktorá môže obsahovať kópiu mzdy, zoznam súčasných zamestnancov, stanovy a obchodné licencie.

Ak sa zistia technické alebo procedurálne porušenia, zamestnávateľ má 10 pracovných dní na vykonanie opráv. Zamestnávateľovi môžu byť uložené pokuty za akékoľvek závažné porušenia alebo neúplné opravy.

Spodná čiara

Vďaka úsiliu ICE o presadzovanie predpisov zamestnávatelia čoraz viac čelia trestným obvineniam ukladaným za manažérov, vlastníkov a zamestnancov ľudských zdrojov (HR) za nesprávne vyplnenie a uloženie formulárov I-9 pre každého zamestnanca. Podniky čoraz viac dostávajú značné pokuty a sú vylúčené. Preto je nevyhnutné, aby zamestnávatelia stanovili ako prioritu zabezpečenie toho, aby boli tieto formuláre správne vyplnené, udržiavané a uchovávané, aby sa zabránilo spoločnosti a jej zamestnancom pred pokutami, ktoré môžu byť nákladné.